Que signifie “digitaliser son organisation” ?
Digitaliser son entreprise est aujourd’hui une nécessité. Dans un monde en perpétuelle évolution, vous devez suivre la tendance pour montrer à vos clients qu’ils peuvent vous faire confiance.
La définition de la digitalisation des entreprises
La digitalisation des entreprises est un concept qui consiste à numériser la stratégie et l’organisation interne. Également appelée transformation numérique, elle fait référence à l’intégration et à l’utilisation de technologies numériques pour gérer l’ensemble des contenus de l’entreprise.
L’histoire de la digitalisation
La notion de digitalisation apparaît pour la première fois en 2004. Elle a été longtemps associée à la numérisation. Pourtant, le numérique a commencé bien avant. Au 17ᵉ siècle, Gottfried Leibniz, philosophe et mathématicien allemand, invente le système de numération binaire moderne. Au 19ᵉ siècle, Augusta Ada King invente le premier programme informatique en travaillant sur la machine à calculer de Charles Babbage. Dès la moitié du 20ᵉ siècle, des experts en informatique tels qu’Alan Turing ont prédit l’intelligence artificielle.
Ces dernières années, de nombreux logiciels ont vu le jour pour aider les entreprises à être plus efficaces, plus compétitives et organisées. On peut citer par exemple, les CRM ou Customer Relationship Management (Sellsy, HubSpot, Pipedrive, etc.), les ERP ou logiciel de gestion d’entreprise (NetSuite, etc.), logiciels de gestion de projet (Asana, Monday, Notion, etc.), les logiciels SIRH (Bizneo, Combo, Cegid, etc)…
La digitalisation et la stratégie d’entreprise
La digitalisation de l’entreprise va au-delà de l’adoption de simples logiciels. Elle englobe une refonte complète des processus, des modèles d’affaires et de la culture organisationnelle. La transformation numérique impacte tous les domaines de l’entreprise.
La gestion des datas
Considérées comme l’or noir du 21ᵉ siècle, les données sont des ressources sensibles que les entreprises doivent protéger à tout prix. Les équipes techniques s’assurent d’offrir un environnement sûr pour stocker les données. Conservées dans un lieu sécurisé et unique, elles peuvent être exploitées rapidement par les opérateurs qui en ont besoin pour une efficacité accrue, une prise de décision rapide et une mise en conformité législative.
Les processus
La digitalisation modifie les processus internes pour les rendre plus performants. L’objectif est de permettre aux équipes de gagner du temps dans des tâches répétitives pour se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée en optimisant l’organisation interne.
La transformation digitale touche tous les services, notamment la RH, la comptabilité, les ventes, etc.
La prise de décision
Les postes de direction obtiennent des informations actualisées à tout moment et n’importe où. Cela favorise leur réactivité et leur prise de décision.
Le marketing
La digitalisation aide votre entreprise à établir des relations durables avec les clients. En effet, des outils de marketing automation optimisent toutes les étapes du tunnel de conversion en suivant le parcours d’achat de chaque client.
Les avantages
La digitalisation est aujourd’hui une réalité à tous les niveaux d’une entreprise. Avec les nouveaux comportements d’achat (plus de la moitié des consommateurs français font leurs achats en ligne), ce concept est incontournable pour travailler la rentabilité.
Productivité et efficacité
La digitalisation des processus métier permet à votre entreprise d’automatiser les processus organisationnels. Résultat : vos employés gagnent en efficacité et en productivité.
En améliorant la gestion des processus métiers, vous réduisez les délais de traitement des données.
Communication interne et externe
La digitalisation améliore la communication interne entre les différents services, car elle évite les éventuelles pertes d’informations et réduit les risques d’erreurs humaines. Sur le plan collaboratif, le déploiement d’applications comme un chat interne permet à vos collaborateurs de communiquer entre eux. Les réunions virtuelles permettent aux équipes dispersées géographiquement d’échanger des informations.
Par ailleurs, la transformation digitale vous permet de communiquer avec vos prospects, vos clients, vos partenaires… via votre site web et vos pages sur les réseaux sociaux.
Collaboration
La digitalisation des processus facilite la collaboration entre les différents départements de l’entreprise, en permettant le partage d’informations en temps réel.
À titre d’exemple, elle permet d’aligner les équipes de vente et du marketing pour garantir la satisfaction client. Grâce à la transparence des informations, on note un meilleur account-based marketing, une analyse de l’activité plus fine, une meilleure coordination.
Collecte et gestion des données
La démocratisation des outils SaaS favorise la collecte et la gestion des données. En les centralisant dans un emplacement unique, vous obtenez une vue client à 360 degrés avec des insights en temps réel.
Guide : comment mettre en place un processus de digitalisation
La mise en place d’un processus de digitalisation se planifie. Pour le réussir, vous devez suivre plusieurs étapes.
Définir ses objectifs en fonction de ses enjeux
Qu’attendez-vous de la digitalisation de votre entreprise ? Quels projets de l’entreprise souhaitez-vous digitaliser ? Quels sont les défis et les enjeux auxquels votre entreprise fait face dans son secteur d’activités ? S’agit-il de la documentation de l’entreprise ou de l’ensemble de ses contenus ?
Audit et modélisation des processus existants
Faites un audit ou un état des lieux de la situation de votre entreprise. Identifiez les processus métiers déjà en place et évaluez dans quelle mesure ils peuvent être digitalisés.
Par ailleurs, évaluez également les applications déjà déployées : sont-elles suffisantes pour atteindre les objectifs ou faut-il investir dans de nouveaux logiciels ? Sont-elles suffisamment exploitées ?
Enfin, évaluez le degré de maturité de votre entreprise en matière de transformation digitale. Vous saurez alors quels aspects nécessitent une amélioration.
Planifier le projet avec les dirigeants et les équipes IT
Les dirigeants et l’équipe IT doivent nommer un chef de projet chargé d’établir une feuille de route précisant les actions prioritaires à réaliser pour atteindre les objectifs, les délais d’exécution, etc.
Sélectionner des outils et un accompagnement en adéquation avec vos besoins
Les logiciels qui accompagneront votre processus de digitalisation dépendent des solutions que vous utilisez déjà et de vos objectifs.
Par exemple, si vous souhaitez améliorer la relation client et augmenter vos performances commerciales, vous devez déployer un CRM. Pour digitaliser les opérations RH, un SIRH est nécessaire. Si votre objectif est d’optimiser vos processus métiers et vos workflows, vous devez acquérir un logiciel BPM (business process management).
Toutefois, l’intégration de nouveaux logiciels n’a de sens que s’ils peuvent communiquer entre eux.
Communiquer à l’interne et à l’externe les évolutions prévues et mises en place
Tout au long du processus de digitalisation, vous devez communiquer avec vos équipes pour recueillir leurs retours. Ils vous permettront d’identifier les points à améliorer, mais aussi d’appréhender la manière dont vos collaborateurs vont vivre le changement afin d’éviter toute forme de résistance.
Outre une communication régulière avec vos équipes internes, pensez également à mener des actions de formation pour expliquer le fonctionnement des nouveaux logiciels afin d’en tirer le meilleur parti.
Mesurer l’efficacité et entrer dans un état d’esprit d’évolution perpétuelle
Surveillez régulièrement les indicateurs mis en place au préalable pour mesurer l’efficacité des processus de digitalisation et évaluer leur performance opérationnelle.
Grâce aux indicateurs, votre entreprise peut aussi identifier les axes d’amélioration afin d’optimiser sa stratégie de digitalisation.
Une transition réussie passe par un accompagnement
Quelles que soient sa taille et son secteur d’activité, une entreprise doit opérer un virage digital et repenser son fonctionnement pour rester concurrentielle. Toutefois, la digitalisation passe par une phase de transition parfois difficile.
La formation aux nouvelles technologies
Se former aux nouvelles technologies est une condition sine qua non pour réussir la transition digitale de votre entreprise. D’autant plus que de nouveaux logiciels sont constamment déployés. Une formation à ces outils et à leur utilisation s’avère nécessaire pour maîtriser toutes les fonctionnalités, cerner les nouveaux enjeux de la digitalisation, etc.
Des logiciels et outils numériques adaptés
Pour tirer profit de la digitalisation, votre entreprise doit utiliser des logiciels adaptés à votre secteur d’activité, à vos objectifs… et au regard des solutions déjà utilisées.
Par exemple, les entreprises du bâtiment doivent utiliser un logiciel de suivi de chantier pour gérer un projet de construction, de l’élaboration du devis à la livraison des travaux.
Les enjeux de demain
L’intelligence artificielle (IA)
L’IA prendra plus de place dans la nouvelle organisation de travail. Si elle ne substitue pas l’humain, elle l’assistera pour être plus productif. Dans le marketing, l’intelligence artificielle permet de faire des campagnes ciblées. Une stratégie de marketing AI cross-canal permettra d’adresser au bon moment et sur le bon canal le bon message à la bonne personne.
La 5G révolutionne la connectivité
La 5G permet aux entreprises de développer des projets innovants et de gagner en productivité grâce à une meilleure connectivité et réactivité. En effet, en permettant le traitement de gros volumes de données, la 5G favorise le travail collaboratif en ligne.
L’automatisation des processus
L’automatisation des processus permettra de gagner encore plus de temps et d’éviter les risques d’erreur.
La réalité augmentée (RA) et la réalité virtuelle (RV)
La réalité augmentée et la réalité virtuelle permettent aux entreprises d’offrir une expérience immersive à leurs clients. Depuis le monde virtuel, des marques lancent des simulations et des collaborations virtuelles.
La cybersécurité
La septième édition du baromètre Croissance & Digital de l’Acsel a révélé que les commerçants sont aujourd’hui nombreux à identifier clairement les risques inhérents aux pratiques numériques.
L’expérience client
L’expérience client demeure le cheval de bataille des entreprises pour se démarquer de la concurrence. En offrant à vos clients une expérience inoubliable avec votre marque, vous les fidélisez. La digitalisation répond à cet enjeu grâce à des outils tels que les CRM.
Le travail à distance
L’utilisation d’applications numériques permet d’abolir les barrières spatiales. Elles ont donné naissance à de nouveaux usages comme le télétravail.
L’éducation en ligne
L’éducation en ligne se démocratise de plus en plus, déployant la connaissance au-delà des frontières géographiques.
