La gestion électronique de documents facilite le quotidien de la comptabilité : à chaque métier, son utilité
Experts-comptables
Le passage au numérique est incontournable dans un cabinet d’expertise comptable. La GED aide l’expert-comptable à numériser, indexer, classer, archiver et sécuriser les pièces justificatives ainsi que les scans et les emails de ses clients.
Commissaires aux comptes
La GED permet aux commissaires aux comptes de faciliter la gestion, la sécurité, l’accessibilité et la recherche de dossiers essentiels à leur travail. Elle contribue à améliorer l’efficacité et la qualité de leurs missions d’audit comptable auprès d’un client.
Directeur financier (DAF)
L’utilisation d’un logiciel GED permet au directeur de garantir la qualité des comptes de l’entreprise, de respecter l’évolution de la réglementation et de gérer les flux de dossiers financiers.
Assistant de gestion PME PMI
La GED améliore la performance de l’assistant de gestion PME PMI en dématérialisant le stockage et l’archivage des documents financiers tels que les factures fournisseurs, les devis, les contrats. Ce qui facilite le suivi des finances de l’entreprise.
Responsable paie
Le responsable de la paie gère de nombreux dossiers : les formulaires de demandes de congés, les arrêts maladie, les absences… Pour gagner du temps, l’utilisation d’une GED pour le classement et l’archivage des différents formulaires et des justificatifs est incontournable.
Trésorier
La GED permet au trésorier d’organiser les documents financiers et de les partager avec l’ensemble de l’équipe financière interne et externe : comptable, expert-comptable, auditeur, etc. Cela garantit que chacun dispose de dossiers à jour.
Consolideur
La GED classe, organise et archive les bilans comptables et financiers de manière efficace. Cette solution permet au consolideur d’établir un bilan consolidé de qualité pour les clients.
Contrôleur
La mise en place d’un logiciel GED offre au contrôleur d’un cabinet d’expert-comptable une gestion plus efficace, sécurisée et transparente des documents financiers des clients, tout en améliorant la productivité et la collaboration au sein du département financier et en facilitant les audits financiers.
Des conseils pour les différents types de documents comptables
Pour réussir la dématérialisation de votre comptabilité, vous devez utiliser des outils et des logiciels capables de générer et de transmettre vos factures électroniques dans l’un des trois formats de la facture électronique, à savoir les formats structurés, les formats non structurés et les formats hybrides.
Le traitement GED s’applique aux différents documents financiers tels que les notes de frais. Dans ce cas de figure, le logiciel permet à l’équipe financière de gagner du temps dans le traitement des factures, d’accélérer le délai de remboursement et de respecter le budget. En effet, dès lors que le logiciel a reconnu la note de frais, il crée les écritures comptables lorsque les frais sont affectés.
Les documents commerciaux
Le traitement des documents commerciaux tels que les contrats, les bons de commande, les process de bon à payer, les factures fournisseurs… est une tâche chronophage et répétitive à faible valeur ajoutée pour un comptable.
La GED permet à votre équipe de faire des projections plus précises sur les dépenses sur la base des informations collectées au format dématérialisé. Ce qui permet d’avoir une meilleure maîtrise du budget à long terme. De plus, elle vous permet d’être en règle avec la réglementation sur la facturation.
Les documents juridiques et comptables
La production d’actes juridiques et comptables tels que le grand livre, le bilan, le compte de résultat… sont incontournables dans une société, un cabinet d’expertise-comptable, etc.
Pour alléger le travail du comptable ou de l’expert-comptable, utilisez un logiciel de GED. Son interface intuitive permet de valider et de traiter rapidement des dossiers. Grâce à la dématérialisation, le partage et l’archivage des documents comptables sont moins laborieux et moins chronophages.
Les documents fiscaux
Les déclarations de TVA, les paiements CFE, les déclarations CVAE, URSSAF… doivent être conservés dans un délai défini par la loi. Avec la GED, vous réduisez les coûts de stockage de vos factures et contrats tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des informations de votre entreprise ou d’un client, car ces dernières sont uniquement accessibles aux personnes autorisées.
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Quels sont les avantages d’un logiciel de GED pour vous ?
Productivité et automatisation
L’automatisation des processus financiers simplifie les tâches répétitives, telles que l’approbation des factures ou la gestion des contrats. En dématérialisant le processus d’organisation, de classement et d’archivage des documents financiers, la GED vous permet de gagner en productivité :
- Gain de temps pour la saisie de données
- Amélioration du classement et de la recherche de documents
- Réduction des coûts de traitement : la dématérialisation supprime les coûts d’impression (papier et encre).
Automatisation et fonctionnalité liées à la compatibilité d’outils externes
La GED propose différentes fonctionnalités pour optimiser le traitement automatique de processus administratifs. De fait, elle intègre un OCR (reconnaissance de caractères) qui permet de convertir vos factures dans un format lisible. Cela permet de faciliter le rangement automatique des dossiers.
Les logiciels de GED les plus avancés sont dotés d’une lecture automatique de documents (LAD) qui extrait rapidement et automatiquement les données numériques de vos documents (structurés, non structurés ou hybrides) lors de leur numérisation pour les analyser.
Enfin, une GED est compatible avec un logiciel ERP pour un transfert automatique de documents entre le service comptabilité et les autres services.
Un outil collaboratif
Le logiciel de GED permet de partager des documents financiers de manière électronique avec d’autres membres de l’équipe financière, même si ces derniers sont éloignés ou en déplacement. Cela facilite la collaboration et la coordination et garantit que toutes les parties concernées disposent des informations financières à jour.
Par ailleurs, les équipes peuvent utiliser simultanément le logiciel pour des délais de traitement plus courts des dossiers financiers.
Centralisation des documents
L’expert-comptable peut centraliser les justificatifs dans un seul endroit, facilitant la recherche de certaines informations en cas de contrôle fiscal ou de demande des autres services. Par ailleurs, cela permet d’éviter les erreurs et les oublis, car les documents sont organisés de manière structurée, en utilisant des catégories, des tags, des métadonnées, facilitant ainsi la recherche et la récupération d’informations.
En rangeant les dossiers au fur et à mesure, la GED permet de normaliser la gestion financière de votre entreprise.
Une sécurisation numérique des données
Les systèmes de GED intègrent des mesures de sécurité avancée, telles que le cryptage des données, la gestion des autorisations d’accès, un journal d’activité et la traçabilité des interventions et des actions humaines effectuées sur les documents pour faire un suivi des modifications. Cela garantit la sécurité des informations financières sensibles.
Par ailleurs, la GED permet de respecter la durée de conservation automatique par type de document.
Pourquoi nous choisir pour vous accompagner ?
Notre solution sécurise vos données contre les menaces internes et externes, et offre la traçabilité de vos documents électroniques, leur conservation dans les délais légaux, leur sauvegarde dans leur intégralité et sans altération, la protection des données sensibles et leur accessibilité par les différents services autorisés dans un format lisible.
Pour assurer la conformité de vos factures électroniques, notre outil possède plusieurs certifications (NF461, RGPD, etc.) et intègre des services de confiance numérique (signature, horodatage, ID, KYC…). Par ailleurs, il est compatible avec vos applications internes (RH, comptabilité, finance, juridique, administratif, etc.) grâce à des technologies conçues nativement pour faciliter leur intégration et leur interopérabilité au sein de votre SI métier.
Conçu pour accompagner votre service comptabilité, votre cabinet d’expertise-comptable… notre solution de GED vous offre un gain de temps dans vos processus de comptabilité, vous permettant d’améliorer la productivité et l’efficacité de vos collaborateurs.
