La gestion électronique des documents : définition et présentation
Programme informatique apparu dans les années 1980, la gestion électronique des documents ou GED a révolutionné le monde de l’accès à l’information. Construite autour d’une architecture de données, cette solution facilite la transition numérique en offrant un cadre dédié à l’optimisation des flux documentaires.
Avec la GED, les collaborateurs d’une société ou d’une collectivité évitent de recourir aux archives physiques volumineuses et peuvent retrouver rapidement tous types de renseignements professionnels. En renforçant la sécurité des ressources et l’efficacité opérationnelle globale d’une structure, ce programme est devenu un outil essentiel pour les structures qui souhaitent faciliter la recherche des documents.
La GED, un sujet complexe et technique
La gestion électronique des documents englobe plusieurs tâches nécessitant des compétences techniques avancées :
- numérisation des documents,
- indexation des éléments,
- stockage des données,
- récupération des pièces administratives, etc.
D’ailleurs, ce service est habituellement accompagné par des missions de sécurisation et d’optimisation des flux de travail qui nécessitent l’utilisation de logiciels perfectionnés.
Cependant, son implémentation est soumise à certaines exigences techniques et légales. Pour en profiter pleinement, les entreprises peuvent faire appel à un prestataire spécialisé dans la digitalisation des flux documentaires comme Sqalia. Ce professionnel permet de gérer efficacement les différentes structures informatiques, tout accompagnant le client ultérieurement lors d’une éventuelle recherche et une récupération des vcontenus.
Les acronymes et anglicismes
Les professionnels utilisent plusieurs acronymes pour décrire les différentes fonctionnalités et les opérations liées à la gestion électronique des documents. Ces termes uniformisent la communication à l’échelle internationale pour une meilleure compréhension des utilisateurs.
Parmi les termes couramment utilisés, vous trouverez :
- Le DMS ou Document Management System : ce système centralise la création, l’optimisation et le suivi des documents tout au long de leur cycle de vie ;
- L’ECM ou Enterprise Content Management : c’est littéralement ce qu’on nomme en français la gestion de contenu d’entreprise destinée à la gestion de contenu multimédia et aux données non structurées d’entreprise ;
- L’EDI ou Échange de Données Informatisé : qui facilite l’échange électronique de ressources entre les logiciels de la GED ;
- Le SAE ou système d’archivage électronique : dédié à la conservation et la récupération des documents sur le long terme ;
- L’OCR ou optical character recognition : qui aide à convertir les documents papier en texte éditable, facilitant la recherche et l’indexation des contenus.
Ces acronymes constituent la base d’une communication fluide dans le monde de la GED. Par ailleurs, ces termes jouent un rôle crucial dans la mise en place et la compréhension des installations électroniques, tout en facilitant la sauvegarde documentaire au sein de chaque organisation.
Les étapes du processus d’un système GED en fonction du cycle de vie d’un document numérique
Au cours de son utilisation, un document suit un cycle de vie précis basé sur les principes du records management.
Le cycle de vie d’un document numérique
Afin de respecter les normes en vigueur, un document suit plusieurs étapes lors de sa transformation. Cela commence par la création du document en le rédigeant ou en le générant automatiquement. Ensuite, le registre est révisé lors d’une étape de validation dans le but d’obtenir une approbation en tant que document officiel.
Les métadonnées peuvent être utilisées comme référence, puis indexées et partagées dans un cadre purement professionnel. Lorsque les renseignements deviennent obsolètes, le cycle arrive au terme de l’usage courant du document. Ce dernier est préservé à l’aide d’un logiciel de gestion des documents ou d’un système d’archivage électronique pour assurer sa sécurité. Les responsables de la sauvegarde informatique peuvent enfin établir une date de fin de conservation du document à laquelle les contenus vont être détruits conformément aux exigences légales et réglementaires.
Les étapes du processus d’un système
Le processus d’un système de document électronique comprend plusieurs étapes qui garantissent son bon fonctionnement. Cette phase débute par l’acquisition et la capture des documents. Les métadonnées sont intégrées dans un progiciel de gestion intégrée et passent par la recherche et l’indexation des éléments clés dans les fichiers électroniques.
Les données passent ensuite par un hébergement dans un système de fichiers pour faciliter le partage d’informations entre les employés. Ces derniers peuvent ensuite accéder aux différentes fonctionnalités de diffusion et gestion des flux de travail avec les outils tels que les workflows. Les dernières étapes concernent l’archivage sécurisé, la gestion des versions ainsi que la surveillance de l’installation. Plusieurs outils de monitoring permettent d’assurer la supervision de ces dernières étapes : tableaux de bord de reporting, indicateurs clés de performance (Kpi), etc.
Exemple de flux documentaire
Le flux documentaire fait référence à la circulation et au traitement des documents au sein d’une entreprise. La gestion électronique des fichiers permet alors de regrouper et de rationaliser la démarche de transmission de contenu.
Les flux documentaires peuvent varier selon le contexte et les besoins spécifiques d’une entreprise, mais les plus rencontrés dans la GED sont :
- Les flux entrants et sortants : factures clients, courrier, fax, bulletins de paie, bons de livraison, rapports ;
- Les flux circulants : facture fournisseur, réclamations, commandes clients, notes de service, candidature spontanée ;
- Les flux dormants : documents législatifs, contrats terminés, dossier de personnel, etc.
Pour optimiser ce flux et faciliter l’accès aux renseignements, la GED centralise alors les documents vivants et les archives courantes dans un répertoire numérique central.
Les secteurs qui doivent privilégier l’utilisation d’un système GED
L’utilisation d’un logiciel de gestion électronique de documents offre des avantages significatifs dans divers secteurs. Ce dispositif répond parfaitement aux besoins des sociétés et des organisations qui traitent un grand volume de documents.
Parmi les secteurs qui peuvent bénéficier de l’utilisation de ce programme, on peut retrouver :
- Les institutions publiques ;
- Les sociétés du secteur privé ;
- Les collectivités et les organisations non gouvernementales ;
- Les professionnels effectuant des activités libérales ;
- Les professionnels de la santé ;
- Etc.
Ces secteurs peuvent bénéficier de la capacité de la GED à organiser et à indexer rapidement d’énormes volumes de documents, tout en facilitant la recherche et l’accès aux documents sensibles.
Les enjeux derrière votre digitalisation à travers notre GED
La digitalisation à travers la gestion électronique des données présente plusieurs enjeux importants. Notre solution de gestion électronique des documents vous permettra de bénéficier de nombreux avantages.
L’éfficacité et la productivité
La gestion électronique des données a révolutionné le mode de transmission des informations au sein des entreprises. Désormais, l’accessibilité à la donnée à l’aide des programmes de dématérialisation comme le cloud computing devient plus simple.
Dans le cadre de l’optimisation de la qualité, la GED permet aux sociétés de se conformer à la structure de normalisation ISO 9001. Cette norme vise à améliorer l’efficacité et la satisfaction des clients grâce à la mise en place d’un système de management de la qualité efficace (SMQ) qui participe à l’optimisation de l’agencement des espaces de travail et des flux de circulation.
La sécurité
La GED aide à renforcer la protection des ressources d’entreprise.
Avec la GED, les structures peuvent aujourd’hui mettre en place de puissants dispositifs de cybersécurité tels que les protocoles de cryptage, les mécanismes d’authentification ou la sécurisation physique des serveurs.
Ce dispositif informatique réduit considérablement les risques de perte et de violation de données, tout en garantissant la confidentialité et la gestion d’accès des équipes aux renseignements sensibles. La GED permet alors aux entreprises de lutter efficacement contre tout type de menace informatique.
La légalité
Une approche GED permet aux sociétés de se conformer aux lois et aux réglementations en vigueur sur la gestion des données, que ce soit en Europe ou sur le plan international. Effectivement, les normes comme le RGPD, l’ISO 27001 ou l’HIPAA garantissent une transparence et une meilleure traçabilité des informations.
La conformité requise par ces normes aide les professionnels à établir une politique claire sur la conservation des fichiers. Cette démarche optimise ainsi la durée de stockage et de suppression de tout type d’information.
La gestion des ressources humaines
Concernant le management des ressources humaines, la GED offre une gestion plus simplifiée des effectifs et des compétences. En centralisant les renseignements, les opérations chronophages sont supprimées, permettant aux responsables de se focaliser sur les missions importantes comme le recrutement, l’intégration ou la gestion des conflits.
De ce fait, l’efficacité de l’administration du personnel renforcera l’image et l’attractivité de recrutement de l’entreprise aux yeux des meilleurs talents. Sur le long terme, une bonne démarche GED renforce la compétitivité de la structure sur le marché de l’emploi.
L’organisation interne et process
La digitalisation à l’aide de la GED participe au bon fonctionnement des activités internes de toute entreprise. En centralisant l’accès aux documents, ce programme contribue activement à la planification des projets de développement et facilite la transition numérique des différentes structures.
De plus, l’installation d’un système de gestion électronique de documents favorise l’adaptation des ressources humaines aux nouveaux process et aux nouvelles méthodes de travail collaboratif. Cet aspect de la GED améliore significativement l’efficacité organisationnelle globale de chaque organisation devant l’évolution rapide des technologies.
La gestion des capitaux
Outre l’aspect purement technique, la GED impacte également les finances d’une société. En optant pour la gestion centralisée des documents, cette dernière optimise ses coûts internes liés à la gestion des supports papier, aux espaces de stockage physique ainsi qu’aux procédures manuelles.
Par ailleurs, la GED allège le traitement des différents documents financiers, ce qui permet aux comptables d’accélérer les opérations comptables comme la facturation, le paiement, le suivi des comptes clients, etc. Cette dématérialisation des opérations permet aux dirigeants d’accélérer la prise de décision financière.
L’enjeu commerciale
Sur le plan commercial, la digitalisation des documents réduit considérablement le temps passé sur le traitement des contenus professionnels. En gagnant en rapidité et en accessibilité sur ces processus, l’entreprise peut réaliser des économies de temps et de ressources, ce qui améliore le retour sur investissement ou le ROI.
Implémenter une solution GED illustre un engagement envers l’innovation, au développement et aux normes concernant la numérisation des documents. Cet aspect participe à l’amélioration de la politique commerciale et renforce l’image de marque que la société souhaite véhiculer.
L’environnement
En plus des avantages offerts par la gestion électronique des documents sur les plans économique, commercial et opérationnel, ce système participe également à l’amélioration de l’impact environnemental des entreprises. Effectivement, la dématérialisation des contenus favorise une transition écologique axée sur une meilleure gestion des déchets papier.
Le choix pour cette démarche participe énormément à la conservation des ressources naturelles et à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. Ce passage vers la digitalisation des documents dynamise la politique de gestion durable et écoresponsable des sociétés.
Une solution GED impacte toute l’entreprise
Un dispositif de GED peut devenir le pivot central d’une entreprise. Elle influence positivement tous les secteurs de l’entreprise.
Toute votre organisation sera impactée
La GED transforme totalement le traitement d’information et offre un accès rapide aux fichiers professionnels. Toutes les branches et les acteurs d’entreprise peuvent alors améliorer leur performance avec une meilleure organisation, parmi eux :
- Les dirigeants et les responsables d’administration ;
- Les responsables des ressources humaines ;
- Les comptables ;
- Les juristes et les avocats internes ;
- Tous les employés.
La communication entre les corps de métier et les niveaux d’expertise hétéroclites
La GED élimine les barrières liées à la distance et aux hiérarchies dans une entreprise. En fournissant un accès rapide et structuré aux informations, cet outil permet aux différents corps de métier de collaborer plus facilement afin d’atteindre un excellent niveau de productivité et d’innovation. De ce fait, les différents corps de métier peuvent communiquer en temps réel et en toute transparence.
Par ailleurs, les fonctionnalités d’automatisation des flux d’un logiciel de GED facilitent l’acquisition de nouvelles connaissances aux collaborateurs. Les utilisateurs d’un outil de dématérialisation de documents peuvent alors se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, offrant l’occasion de développer leur expertise dans des domaines plus spécifiques.
L’implémentation logicielle de GED
Pour que la mise en place d’un dispositif de gestion électronique des documents soit une réussite, votre éditeur de logiciel doit respecter certaines étapes-clés. Intégrateur indépendant depuis plusieurs années, Sqalia vous assiste dans l’installation de votre programme en respectant le cycle de GED :
- Analyse des besoins et rédaction du cahier des charges ;
- Développement du logiciel et de l’environnement GED ;
- Déploiement de la solution et des outils de diffusion de l’information ;
- Sensibilisation et formation des employés sur le nouvel outil.
Afin de garantir un excellent suivi, nous mettons à votre disposition un workflow documentaire tout au long de la vie de vos documents. À l’aide d’une notification push, les utilisateurs pourront ainsi accéder à tout instant à leurs dossiers. Dans tous les cas, Sqalia vous accompagne selon vos besoins afin que vos collaborateurs s’approprient parfaitement vos outils et vos nouvelles méthodes de travail collaboratif.
En faire une réussite
Acteur majeur européen du BPS (Business Process Services), Sqalia accompagne les entreprises dans leur transformation digitale et particulièrement dans la démarche de gestion des contenus.
Notre équipe vous aide dans la recherche du meilleur dispositif de gestion électronique de documents adapté à vos différents objectifs. Nos solutions entrent parfaitement dans le cadre de votre stratégie d’innovation et d’excellence.
Confiez à Sqalia la mise en place de votre processus de GED et la fluidification de vos parcours utilisateur. Avec notre expertise, vous bénéficierez de nombreux avantages :
- Une solution GED/Workflow intégrée à nos services de sauvegarde électronique ;
- Un service hébergé sur Cloud Privé et accessible en mode SaaS ;
- Un service aux normes NF 42-013 et NF 42-020 ;
- Un système agréé pour l’hébergement des données de santé (HDS).
Facilitateur de vos activités, nous intervenons à vos côtés afin de vous offrir une expérience client unique. Avec Sqalia, concentrez-vous entièrement sur l’essentiel : votre cœur de métier.
