Comment se lancer dans ce projet de transformation d’organisation ?
Se lancer dans la GED est un projet d’envergure, car cette transformation redéfinit le fonctionnement des entreprises. De ce fait, vous devez anticiper les changements qui découlent de cette implémentation.
Préparer son projet
La préparation est une phase cruciale pour la mise en place d’une gestion électronique de documents ou GED. Elle garantit le bon déroulement du processus et doit se faire en plusieurs phases.
Définir des responsables et élire des représentants de chaque métier en lien avec le projet
La dimension humaine lors d’un changement est un élément central à considérer dans l’acquisition d’outils de dématérialisation de la gestion des documents pour votre entreprise. Ainsi, avant le déploiement de la méthode de gestion, vous devez désigner des référents qui représenteront chaque métier concerné et dont les rôles sont définis au fur et à mesure du projet.
Sensibiliser vos équipes à l’aide de communication interne et de vos représentants
Une bonne organisation et une bonne communication sont fondamentales dans la transformation numérique de la gestion des fichiers et des données d’une entreprise. Elles vous permettent de sensibiliser vos partenaires et assurent une meilleure implication de vos salariés dans le processus pour bénéficier d’avantages concrets et de meilleurs résultats.
Bien réfléchir à votre vision et à votre stratégie
Un déploiement réussi d’une solution de gestion électronique de documents nécessite une vision claire et des objectifs définis. Ces objectifs vous permettront ensuite de déterminer la meilleure stratégie à appliquer. Celle-ci concerne le classement et le traitement des documents (factures, reçus et rapports) selon leur nature et leur importance.
Établir un cahier des charges
Instaurer une gestion électronique de documents impose la rédaction d’un cahier des charges. Celui-ci permet de concilier votre vision, vos objectifs et les moyens à votre disposition pour les réaliser.
Recueillir les besoins via des témoignages et des enquêtes sur le terrain
Un cahier des charges doit comporter les informations essentielles relatives au processus de gestion dématérialisée. Vous devez pour cela fournir les données comme l’objet social de votre entreprise, les objectifs de votre projet, les moyens à votre disposition pour les atteindre et vos attentes vis-à-vis de vos partenaires et collaborateurs.
Faire un audit complet
La cartographie du fond documentaire définit les bases de la dématérialisation. Cela permet de savoir le volume des documents à numériser, les logiciels utilisés et le stockage. L’audit de gestion du fonds documentaire est donc une étape cruciale pour déterminer les besoins techniques de sa future solution de GED.
Les critères d’un cahier des charges
La rédaction d’un cahier des charges est une étape déterminante lors de la recherche de son partenaire de GED. Dans une optique de fluidification de la communication entre les parties prenantes, ce document doit inclure plusieurs critères indispensables.
- Les quantités de documents
- La nature des documents (facture, contrats, courriers, documents concernant le métier)
- Le choix des fonctionnalités (mode déconnecté…)
- Le choix du plan de classement (numérisation, indexation, diffusion)
- La définition des droits d’accès (selon la nature des fichiers et leur contenu)
- Statuer sur les modalités de modification des documents
- Les informations de recherche (métadonnées)
- Les calendriers de conservation
L’implémentation de la solution
La phase d’implémentation de la gestion électronique de documents représente l’étape ultime dans ce processus. Elle nécessite un procédé clair pour réussir la mise en place.
Comment choisir une solution ?
Pour choisir la solution qui vous convient, il vous incombe de considérer les spécificités de votre entreprise comme le volume de documents traités selon une périodicité définie, les ressources techniques et les acteurs pour ensuite comparer les critères des différents logiciels de gestion en lice. Ainsi, vous trouverez le partenaire le plus adapté.
Les critères à prendre en compte :
- Les caractéristiques techniques et ses limites
- Les différentes fonctionnalités
- L’adaptabilité d’implémentation, de gestion et d’utilisation (connecteurs disponibles, ergonomie, intuitivité, système informatique)
- Les services annexes proposés (stockage, archivage, utilisation)
- Les valeurs portées par le prestataire (RSE, éco-consommation,…)
- L’expertise et les références
- Le budget
Notre solution de GED
Notre gestion électronique de documents propose aux entreprises des solutions qui incluent la totalité des fonctionnalités indispensables à la dématérialisation de vos documents. Parmi celles-ci, nous proposons la gestion des documents durant tout leur cycle de vie. Notre offre peut inclure un workflow adaptable à toutes les entreprises, dans de nombreux secteurs d’activité. Chaque document est à disposition des utilisateurs depuis un Cloud privé. Nous réalisons aussi l’archivage électronique et assurons la sécurité de vos données.
Faire une phase de tests
L’implémentation du système de gestion documentaire intègre une phase de tests ou pilote dans des conditions réelles au sein de votre entreprise. Le fournisseur de l’outil de GED réalise cette mise à l’épreuve.
Quelle section de l’organisation choisir pour réaliser la phase de tests ?
Pour réaliser ces vérifications, vous devez définir une partie des activités de l’entreprise sur laquelle déployer l’outil. Idéalement, le choix doit se porter sur une section qui permet d’évaluer le fonctionnement du logiciel de GED dans sa globalité. Il faut aussi pouvoir apporter des ajustements sans perturber votre métier de manière trop importante.
Mettre en place la solution
L’implantation de la solution sur votre entreprise intervient lorsque l’étape pilote est validée. Le déploiement doit être supervisé par une équipe spécifique qui doit maintenir la dynamique de fonctionnement, s’assurer de la satisfaction des clients et rapporter les ajustements nécessaires, selon les KPIs.
Démocratiser la solution dans toute l’entreprise
Lorsque la phase de tests est concluante et les indicateurs de performance satisfaisants, l’implémentation du système peut débuter pour l’ensemble de l’entreprise. Le processus doit dans ce cas mobiliser l’ensemble des acteurs concernés : votre partenaire, vos employés et vos clients.
Communiquer aux collaborateurs et aux clients
L’adoption d’une GED engendre de nombreux changements au sein de l’entreprise. Face à ce bouleversement, une bonne conduite du changement est primordiale pour minimiser les résistances. Une bonne communication des objectifs et des avantages de la dématérialisation aux collaborateurs et clients est essentielle.
Faire une implémentation progressive
Une mise en place réussie d’une GED est un procédé complexe qui nécessite plusieurs mois pour se mettre en place. Elle implique nécessairement une implémentation progressive et la désignation d’une équipe spéciale chargée de réaliser le suivi du déploiement.
Suivre les KPIs
Suivre les indicateurs de performance ou KPI est indispensable lors d’établissement de la GED dans l’entreprise. Ils permettent d’assurer de la compatibilité de la stratégie GED adoptée et d’apporter des changements au fur et à mesure de l’implémentation pour adapter l’outil aux besoins de l’entreprise et pour optimiser les résultats. Ces KPI concernent essentiellement la productivité, la dynamique de votre flux de travail, la qualité de travail et la satisfaction des utilisateurs.
Corriger les derniers petits bugs
Une fois mis en place, il faut continuer d’être en veille sur l’utilisation de la solution de GED pour inciter les collaborateurs à remonter les bugs rencontrés et les ajustements à prévoir pour s’adapter aux besoins. Il incombe à votre fournisseur de logiciel de réaliser les ajustements nécessaires. Cet accompagnement peut également inclure la formation de nouveaux utilisateurs et le renforcement des capacités.
Se féliciter et prévoir la suite
Bravo, vous avez réussi à mettre en place votre stratégie GED et pouvez passer à un sujet stratégique différent. Cependant, la situation interne au sein de votre activité étant amenée à évoluer, vous devez garder un œil sur vos KPIs pour ajuster la stratégie en cas de besoin. Vos partenaires vous feront part des nouveautés et seront présents pour accompagner l’évolution interne de votre entreprise année après année.
