La Gestion Électronique de Documents (GED), en quoi ça consiste ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) est un système informatique utilisé par les entreprises pour centraliser, organiser et gérer leurs documents numériques. Une solution GED permet de capturer, créer et modifier des données pour les transformer en documents partageables, comme des contrats, des factures ou des images.
La GED offre ainsi un accès simplifié à l’information grâce à un système de classement cohérent, facilitant la recherche rapide de documents. Elle permet également d’automatiser les processus de gestion documentaire, ce qui est essentiel dans les entreprises modernes où chaque département gère une quantité significative de documents. Aujourd’hui, les systèmes de GED sont devenus cruciaux pour améliorer l’efficacité des échanges documentaires au sein des organisations, aidant ainsi des milliers d’entreprises à optimiser leurs workflows documentaires.
Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?
Un logiciel GED est donc une solution informatique de gestion de contenu d’entreprise : elle est conçue pour numériser, gérer, stocker, et partager les documents dans une organisation. Le concept de GED repose sur la centralisation des documents numériques pour faciliter l’accès et la gestion de l’information.
Ce type de système permet de convertir des documents papier en format numérique, d’organiser les fichiers selon des critères définis, d’indexer les documents pour une recherche rapide, ou encore de sécuriser l’accès et le partage des informations.
D’ailleurs, un logiciel GED peut être utilisé par tous les services d’une entreprise. Par exemple, il existe des GED RH, des outils pour la comptabilité ou encore pour le service juridique. Cette solution peut être exploitée par tous les services qui veulent centraliser, organiser et accéder rapidement aux documents. Elle améliore la collaboration interservices, automatise les processus documentaires et assure la sécurité des informations.
Pourquoi utiliser un logiciel de GED ?
L’adoption d’un logiciel de GED permet de réduire les difficultés quotidiennes liées à la gestion papier, comme la perte de temps et le manque de fiabilité des documents. En 2023, les considérations réglementaires et environnementales, combinées à la recherche de réductions de coûts et à l’essor du télétravail, ont stimulé la dématérialisation des documents. Cette prise de conscience est maintenant partagée par les dirigeants et les responsables informatiques.
L’utilisation d’un logiciel GED offre des avantages indéniables :
- Efficacité accrue : les logiciels GED réduisent le temps consacré à la recherche et à la gestion des documents en automatisant ces processus. Cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
- Accès facilité : avec un logiciel GED, les documents sont accessibles de manière sécurisée depuis n’importe quel endroit, favorisant le travail à distance et la collaboration entre les équipes dispersées géographiquement.
- Sécurité améliorée : les logiciels GED offrent des fonctionnalités avancées de sécurité et de conformité, garantissant que les documents sensibles sont protégés et que l’accès est contrôlé.
- Réduction des coûts : en diminuant la dépendance au papier, les entreprises économisent sur les coûts d’impression et de stockage, tout en contribuant à des initiatives écologiques.
- Conformité réglementaire : les logiciels GED aident à assurer la conformité avec les législations en vigueur concernant la gestion de l’information et la protection des données, en offrant des outils pour le suivi des modifications, la conservation des documents et la destruction sécurisée.
Logiciel GED payant VS gratuit : que choisir ?
Afin de profiter de tous les avantages de la GED, encore faut-il trouver le bon outil ! Pour cela, commencez par considérer la taille de votre entreprise, le volume de documents à gérer, et les exigences spécifiques en termes de sécurité et d’intégration. Anticipez également vos besoins en termes d’évolutivité, afin d’opter pour un logiciel de GED capable d’évoluer avec votre entreprise. N’oubliez pas de tester et de profiter des versions d’essai gratuites pour évaluer les fonctionnalités et l’interface utilisateur.
Chaque option possède ses propres avantages et inconvénients, que nous vous résumons dans le tableau ci-dessous :
| Logiciel de GED payant | Logiciel de GED gratuit | |
| Avantages | Support technique et formation : les fournisseurs de logiciels payants offrent souvent un support complet et des formations, ce qui est crucial pour les grandes entreprises avec des besoins complexes.
Fonctionnalités avancées : les versions payantes proposent des fonctionnalités plus sophistiquées, comme la gestion avancée des droits d’accès, l’intégration avec d’autres outils d’entreprise, et des options de personnalisation. Sécurité renforcée : les éditeurs payants investissent plus dans les mesures de sécurité, ce qui est essentiel pour la gestion de documents sensibles. |
Accessibilité : idéal pour les petites entreprises ou les startups avec des budgets limités.
Flexibilité : beaucoup de solutions gratuites offrent des fonctionnalités de base qui suffisent pour des besoins documentaires simples. |
| Inconvénients | Coût : l’achat et la maintenance peuvent être coûteux, surtout pour les petites entreprises ou celles ayant des besoins limités en gestion documentaire. | Fonctionnalités limitées : les options gratuites peuvent manquer de fonctionnalités avancées nécessaires pour une gestion documentaire plus complexe.
Support et maintenance limités : le support technique est souvent minimal ou inexistant, ce qui peut poser problème en cas de dysfonctionnements. |
Achat d’un outil de GED : quelles erreurs éviter ?
Comment choisir son logiciel de GED ? Lors de l’achat d’un outil de GED, il est crucial d’éviter certaines erreurs courantes pour s’assurer que l’investissement répond efficacement aux besoins de votre entreprise :
- Ignorer l’intégration avec les systèmes existants : un outil GED doit pouvoir s’intégrer sans problème avec les autres systèmes informatiques de l’entreprise (comme les CRM, ERP, ou autres bases de données). Une mauvaise intégration peut entraîner des inefficacités et augmenter les coûts opérationnels.
- Sous-estimer l’importance du support et de la maintenance : vérifiez que le fournisseur offre un support technique réactif et des options de maintenance adéquates. Un manque de support peut entraîner des interruptions de service et affecter la productivité de l’entreprise.
- Omettre la formation des utilisateurs : la résistance au changement est courante dans de nombreuses organisations. Fournir une formation adéquate aux utilisateurs finaux est crucial pour garantir une adoption réussie du système GED.
- Choisir une solution basée uniquement sur le coût : opter pour la solution la moins chère sans considérer ses fonctionnalités ou sa capacité à répondre aux besoins futurs peut coûter plus cher à long terme. Il est important de trouver un équilibre entre coût, fonctionnalités et évolutivité.
- Négliger les aspects de sécurité et de conformité : assurez-vous que la solution GED respecte les normes de sécurité et les exigences réglementaires pertinentes pour votre secteur d’activité. La négligence de ces aspects peut exposer votre entreprise à des risques juridiques et de sécurité.
Quelles sont les principales solutions de GED ? Notre top 5
1. Sqalia
Sqalia est une gamme de solutions qui se distingue par sa couverture complète et intégrée. Son produit phare, Sqalia Global XP, est une solution de GED/ECM/Case Management qui automatise les workflows et sécurise la gestion des documents. Elle intègre des fonctionnalités avancées telles que :
- Vérification d’identité : assure l’authenticité des utilisateurs
- Signature électronique : permet de signer des documents de manière sécurisée
- Horodatage qualifié : fournit des preuves de l’heure et de la date de création ou de modification des documents
Ces fonctionnalités supplémentaires rendent Sqalia Global XP particulièrement adapté aux entreprises nécessitant des niveaux élevés de sécurité et de conformité. Ce logiciel GED se distingue par son innovation avec des solutions disruptives et co-construites, utilisant des technologies complexes mais simples à utiliser. Sécurisée et fiable, il est Cloud Native, accessible à la demande et orienté DevOps.
2. Docuware
Docuware est un projet GED bien établi qui offre une plateforme robuste pour la numérisation, le stockage et la gestion des documents. Elle permet une intégration facile avec d’autres systèmes et applications, ce qui simplifie la gestion centralisée de l’information.
3. OpenText
OpenText propose une gamme complète de solutions de gain de productivité GED, ECM et de gestion de cas. OpenText est reconnu pour ses capacités à gérer de grandes quantités de données et à offrir des solutions adaptées à différents secteurs d’activité. Ses outils permettent une gestion efficace des informations et une amélioration des processus d’entreprise.
4. M-Files
M-Files se distingue par son approche unique de la gestion des documents, basée sur la classification des documents par ce qu’ils sont plutôt que par où ils sont stockés. Cela permet une recherche et une récupération d’informations plus rapides et plus efficaces. M-Files offre également des fonctionnalités de gestion des workflows et d’intégration avec d’autres systèmes.
5. Zeendoc
Zeendoc est un logiciel GED axée sur la simplicité et l’efficacité. Il est particulièrement populaire parmi les petites et moyennes entreprises pour sa facilité d’utilisation et ses capacités à automatiser les tâches de gestion documentaire. Zeendoc offre des fonctionnalités comme la numérisation, l’indexation automatique, et la gestion sécurisée des documents.
Tous les avantages d’un logiciel de GED
Les entreprises modernes cherchent constamment à gagner en efficacité : elles adoptent rapidement des logiciels pour automatiser la gestion de leurs documents. L’objectif principal de cette démarche est de réduire le temps consacré au classement manuel des documents par les équipes, tout en augmentant la fiabilité des documents et des processus internes.
Bien que la gestion documentaire puisse techniquement être réalisée via un système de fichiers comme Windows, elle atteint rapidement ses limites en termes d’accessibilité, de travail collaboratif et de mobilité.
C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent d’intégrer un logiciel GED pour tirer profit de ses multiples avantages fonctionnels :
- Numérisation des documents physiques : il convertit les documents papier en format numérique
- Automatisation du classement des données : il organise automatiquement les documents en fonction de critères prédéfinis
- Indexation de l’ensemble des fichiers : il facilite la recherche rapide de documents grâce à des mots-clés.
- Harmonisation de la gestion de l’information : il assure une cohérence dans la gestion des données à travers l’entreprise
- Traitement et recherche simplifiés des documents : il permet une gestion et une récupération efficaces des informations
- Facilitation de l’archivage documentaire : il améliore les processus d’archivage pour un accès à long terme
- Sécurité des données renforcée : il protège les informations contre les accès non autorisés et les pertes de données
