Qu’est-ce que le Records Management ?
Développé aux États-Unis dans les années 1950 et 1960, le Records Management est un domaine spécifique de la gestion documentaire qui a connu plusieurs modélisations depuis 1995, aboutissant à la norme ISO 15489 en 2001, adoptée en français en avril 2002. Cette discipline utilise le concept du « cycle de vie » des documents pour permettre aux archivistes de gérer les documents (avec ou sans une solution GED), qu’ils soient dans des institutions publiques ou privées.
Le Records Management s’applique à toutes sortes de documents, qu’il s’agisse de lettres manuscrites, contrats, radiographies, messages électroniques, enregistrements sonores ou échantillons géologiques, et ce à toutes les étapes de leur existence.
| Bon à savoir : Le cycle de vie des documents, également connu sous le nom des « trois âges » des archives, se décompose en trois phases principales :
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Quels enjeux autour du cycle de vie des documents ?
Un système de Records Management efficace et cohérent vise principalement à assurer que tous les documents essentiels au bon fonctionnement de l’organisation soient correctement créés par les services concernés. Ces documents servent de preuves des transactions et des activités de l’organisme et le système garantit leur disponibilité rapide sur des supports appropriés. Le Records manager est chargé de spécifier pour chaque activité quel type de documents doit être produit, les informations qu’ils doivent contenir, ainsi que leur format et support.
Les objectifs principaux de cette démarche et d’une solution d’archivage électronique sont :
- assurer le respect des obligations légales et réglementaires spécifiques au domaine d’activité ;
- minimiser les risques, y compris financiers, liés à l’absence de documents fiables lors de sinistres ou litiges ;
- veiller à ce que les documents produits soient authentiques, intacts et utilisables ;
- optimiser la gestion et le stockage des documents et des données pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité de la gestion de l’information
Comment mettre en place une politique de Records Management ?
Étape 1 : évaluation des besoins et des exigences réglementaires
Avant de mettre en place une politique de Records Management, il est essentiel de comprendre les types de documents que votre organisation génère et les exigences réglementaires qui s’appliquent.
Pour les entreprises dans le secteur de la santé, par exemple, cela signifiera de se conformer aux lois de protection des données de santé, tandis que pour les institutions financières, il faudra respecter les réglementations sur la conservation des transactions financières et les communications avec les clients.
Identifiez les risques associés à chaque type de document, notamment en termes de perte de données, de fuite d’informations sensibles ou de non-conformité aux obligations légales. Cela aidera à prioriser les actions et à déterminer les ressources nécessaires pour une gestion documentaire efficace.
Étape 2 : développement d’une politique de gestion documentaire
La création d’une politique de records management doit inclure la définition des rôles et responsabilités, les normes de classification, de stockage, d’accès, et de destruction des documents.
Par exemple, une entreprise de construction pourrait définir des règles spécifiques pour la conservation des contrats et des plans architecturaux, tandis qu’une entreprise de technologie pourrait se concentrer sur la protection des brevets et des données de recherche et développement.
Assurez-vous que la politique est claire, exhaustive et accessible à tous les employés. Elle doit aussi être alignée sur la culture et les objectifs de l’entreprise.
Étape 3 : classification et organisation des documents
Une classification efficace des documents conditionne leur bonne gestion. Instaurez un système qui catégorise les documents en fonction de leur importance stratégique, de leur confidentialité et de leur période de rétention légale.
Par exemple, un cabinet d’avocats pourrait utiliser des catégories telles que « dossiers clients actifs », « dossiers clients inactifs », « communications internes » et « documents réglementaires ». Utiliser des métadonnées et des étiquettes aidera à automatiser le tri et la récupération des documents, réduisant ainsi le temps passé à chercher des informations.
Étape 4 : implémentation de solutions technologiques
Choisir la bonne technologie est essentiel pour un Records Management efficace. Les solutions de GED et archivage comme les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) doivent être sécurisés, faciles à utiliser et intégrables avec d’autres systèmes IT existants.
Pour une entreprise de fabrication, par exemple, l’intégration d’un logiciel GED avec des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) pourrait permettre de rationaliser la gestion des bons de commande, des factures et des dossiers de conformité produit.
Étape 5 : formation et sensibilisation des équipes
Il est essentiel que tous les collaborateurs comprennent les principes du records management et savent utiliser les systèmes mis en place. Organisez des formations régulières et créez des supports de référence facilement accessibles.
Par exemple, dans une entreprise de services financiers, former les employés à identifier et à traiter correctement les informations client sensibles peut aider à prévenir les violations de données et à renforcer la confiance des clients.
Étape 6 : audit et amélioration continue
Les audits réguliers permettent de mesurer l’efficacité de la politique de Records Management et d’identifier les domaines à améliorer. Utilisez des indicateurs de performance clés (KPIs) pour évaluer des aspects tels que la rapidité d’accès aux documents, la conformité aux normes de rétention et la fréquence des violations de données.
Par exemple, une entreprise du secteur public pourrait régulièrement revoir la gestion des archives des dossiers citoyens pour s’assurer de la conformité avec les réglementations gouvernementales et les attentes du public.
Quel lien entre Records Management et dématérialisation des process en entreprise ?
Amélioration de l’efficacité opérationnelle
La dématérialisation transforme les documents papier en formats numériques, ce qui facilite une gestion plus efficace dans le cadre du records management. Les documents numériques peuvent être accessibles rapidement, partagés facilement et gérés de manière centralisée, avec pour effet de réduire le temps et les coûts associés à la manipulation de documents physiques. Cette transformation permet de répondre aux enjeux de dématérialisation et RGPD actuels, mais aussi de contribuer directement à une amélioration de l’efficacité opérationnelle en simplifiant les flux de travail et en réduisant les délais de traitement.
Renforcement de la sécurité et de la conformité
Avec la dématérialisation, le Records Management bénéficie d’améliorations en termes de sécurité des données et de conformité réglementaire. Les documents numériques permettent l’implémentation de contrôles d’accès avancés, de protocoles de cryptage et de systèmes de sauvegarde automatique. Cela aide à protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés, les pertes ou les dommages, tout en assurant que l’entreprise respecte les normes légales de conservation et de protection des données. Plus besoin de choisir entre GED et RGPD !
Accès et récupération améliorés
La dématérialisation permet une recherche et une récupération des documents plus rapides grâce à des systèmes de gestion documentaire qui utilisent des technologies de recherche avancée. Cela s’avère particulièrement utile dans le cadre du Records Management pour répondre rapidement aux demandes d’accès à l’information, qu’elles viennent de clients, d’employés ou de régulateurs.
Réduction des coûts de stockage
Le passage au numérique réduit le besoin d’espace physique pour le stockage des documents, ce qui peut générer des économies substantielles. Dans le cadre du Records Management, cela signifie également que l’entreprise peut allouer ses ressources à des activités à valeur ajoutée plutôt qu’à l’entretien d’archives physiques volumineuses.
