Qu’est-ce que la valeur probatoire d’un document ?
Définition de la valeur probatoire d’un document
La valeur probatoire d’un document est sa capacité à être acceptée comme preuve légale par un tribunal ou une autorité administrative. Selon l’article 1366 du Code civil, un document numérique peut être équivalent à un document papier, à condition que son origine et son intégrité puissent être prouvées depuis sa création.
Ainsi, la valeur probatoire d’un document numérique dépend de son authenticité et de son intégrité, qui sont liées à la manière dont le document est créé, conservé, géré et sécurisé dans le cadre du records management.
Critères probatoires d’un document
L’intégrité du document
L’intégrité d’un document désigne la préservation de son contenu original sans altération ou modification non autorisée depuis sa création. Pour maintenir cette intégrité, des méthodes comme les empreintes numériques et les systèmes de gestion documentaire sécurisés sont employées. Ces techniques permettent de détecter toute modification du document. L’intégrité assure que le document présenté comme preuve est identique à celui qui a été initialement créé ou reçu.
L’authenticité de la source
La valeur probatoire d’un document repose également sur l’authenticité de la source. Elle permet d’attester que le document provient de l’entité prétendue. Les dispositifs comme les signatures numériques, les certificats électroniques et les sceaux numériques sont couramment utilisés pour certifier cette authenticité. Elle est essentielle pour prouver que le document n’est pas un faux et qu’il a bien été émis par l’entité revendiquée.
L’horodatage et la traçabilité
L’horodatage consiste à marquer un document avec une date et une heure précises. Il indique ainsi le moment de sa création ou de sa modification. Il est étroitement lié à la traçabilité, qui renvoie à la capacité de retracer l’historique d’un document, y compris toutes les interactions et modifications, les accès et les transferts. Ce suivi inclut l’identification des individus ou des systèmes ayant interagi avec le document.
Valeur probatoire, valeur probante : quelle différence ?
La valeur probatoire et la valeur probante sont deux concepts juridiques distincts bien qu’étroitement liés. Ils se rapportent tous deux à la capacité d’un document ou d’une preuve à influencer une décision judiciaire, mais ils se concentrent sur des aspects différents.
- Valeur probatoire : la valeur probatoire désigne la capacité d’un document ou d’une preuve à être prise en considération dans le cadre d’un litige. Cela signifie que la preuve est recevable par le tribunal. En d’autres termes, une preuve a une valeur probatoire si elle est admissible, c’est-à-dire si elle peut être présentée et examinée en tant qu’élément de preuve dans un procès. La valeur probatoire ne garantit pas pour autant que la preuve sera convaincante ou déterminante dans la décision finale.
- Valeur probante : la valeur probante, quant à elle, se réfère à la force ou à la crédibilité d’une preuve une fois qu’elle a été admise. C’est le degré de confiance que le juge ou le tribunal accorde à la preuve pour établir la véracité d’un fait ou pour prendre une décision. Une preuve peut avoir une forte valeur probante si elle est jugée fiable et convaincante, ou une faible valeur probante si elle est perçue comme peu fiable ou douteuse.
En résumé, la valeur probatoire concerne la recevabilité de la preuve, tandis que la valeur probante se rapporte à l’impact ou au poids que cette preuve aura dans la prise de décision judiciaire.
Archivage électronique à valeur probatoire des contenus numériques : un impératif de conformité
Pallier les risques de falsification et de manipulation des documents
À l’inverse des documents papier, qui exigent souvent une expertise spécifique pour être falsifiés et qui peuvent laisser des indices physiques de manipulation, les documents numériques peuvent être modifiés plus facilement grâce à des logiciels accessibles. Cette facilité d’altération expose les organisations à des risques de falsification accrus, ce qui complique la vérification de l’authenticité et de l’intégrité des documents.
Toute modification non autorisée, comme dans le cas des documents comptables, peut donc remettre en question leur valeur probatoire d’un document et engendrer des conséquences juridiques importantes.
Assurer la pérennité des documents numériques
Pour profiter de tous les avantages de l’archivage numérique, il faut être capable de maintenir les documents dans un état accessible et exploitable à long terme malgré les évolutions technologiques. Les supports numériques comme les disques durs et les solutions de stockage en cloud ont une durée de vie limitée qui peut affecter l’accès à long terme aux documents. L’obsolescence technologique, où les formats de fichiers deviennent incompatibles avec les nouveaux logiciels ou systèmes d’exploitation, constitue également une menace sérieuse.
La préservation sur le long terme exige une gestion proactive incluant le respect des normes, la mise à jour des formats, la sauvegarde des données via un SAE (Système d’Archivage Électronique) dans divers emplacements, et une politique stricte de gestion des archives.
Légalité et conformité des procédures de dématérialisation
Dans le processus de dématérialisation, chaque étape (de la création à l’archivage) doit se conformer aux lois et régulations en vigueur pour éviter des conséquences légales comme des sanctions ou des amendes. L’archivage électronique à valeur probatoire permet :
- de suivre les évolutions législatives et réglementaires ;
- d’interpréter correctement les exigences légales ;
- d’adapter les processus de dématérialisation pour assurer la conformité.
Pourquoi mettre en place l’archivage électronique à valeur probatoire ?
Une solution d’archivage électronique n’est pas toujours à valeur probatoire. En effet, un système d’archivage probatoire se distingue par l’intégration de processus et de procédures spécifiques, qui ne sont pas nécessairement présents dans un système d’archivage standard ou dans un système de gestion électronique de documents (GED) ou de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Ces procédures incluent :
- l’horodatage ;
- le scellement des archives ;
- l’utilisation de signatures numériques ;
- le calcul des empreintes digitales des archives ;
- la réversibilité des archives ;
- la préservation des formats d’archivage ;
- une journalisation détaillée des opérations et des accès.
Les entreprises sont de plus en plus incitées à mettre en place un système d’archivage probatoire pour plusieurs raisons. Cette initiative est souvent le résultat d’un audit révélant une gestion insuffisante du cycle de vie documentaire, conformément aux principes de l’ARMA. Cette prise de conscience peut aussi émerger suite à une demande légale, lorsqu’il est nécessaire de déterminer quels documents conserver ou détruire. Plus largement, cette question se pose également dans le cadre de projets de dématérialisation plus globaux visant à réaliser des économies, par exemple en complément d’un système GED existant ou lors du décommissionnement d’un ERP.
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