Archivage papier ou numérique ? 3 critères pour faire le bon choix
1. Accessibilité des documents en entreprise
Dans une entreprise, l’archivage à valeur probatoire des documents, qu’ils soient stockés physiquement ou électroniquement, nécessite de prévoir un espace adéquat pour répondre aux exigences de conservation dictées par la législation française. Les deux modes d’archivage sont soumis aux mêmes règles régissant la durée de conservation des documents administratifs ou encore la durée de conservation des documents RH, mais aussi l’obligation de les rendre accessibles aux autorités et institutions concernées.
Cela peut rapidement conduire à l’accumulation de volumineux dossiers, des dossiers qui occupent un espace conséquent dans vos locaux ou une grande quantité de mémoire sur vos systèmes numériques.
Cependant, la principale différence entre archivage papier et numérique réside dans l’accessibilité des documents. Avec la dématérialisation, les documents sont accessibles instantanément une fois l’archivage numérique correctement effectué. A la clé : une recherche rapide et facile des informations nécessaires, sous réserve que les archives soient logiquement organisées.
Les documents physiques, en revanche, nécessitent des étapes supplémentaires pour accéder à l’information. Selon l’ancienneté du document, il peut être nécessaire de formuler une demande spécifique au service approprié, et un temps de recherche significatif peut s’avérer nécessaire avant de pouvoir obtenir le document requis.
2. Traçabilité et protection des documents
La distinction entre archivage papier et numérique réside principalement dans la traçabilité et la protection des documents. En entreprise, suivre précisément les informations contenues dans les documents et garantir leur intégrité est impératif, surtout lorsque ces documents servent de justificatifs ou de preuves dans des contextes juridiques ou administratifs. Dans de tels cas, démontrer que la valeur probatoire d’un document n’a pas été altérée peut être crucial.
Pour un document numérique, la traçabilité permet d’identifier clairement son auteur et son origine, comme on le ferait au travers d’une signature ou d’une date manuscrite. Elle vise également à assurer l’intégrité des informations qu’il contient.
Contrairement à l’archivage physique, l’archivage numérique, offre une panoplie d’outils qui renforcent la protection des documents :
- horodatage pour certifier la date et l’heure précises de création ou de modification ;
- accusé de réception pour confirmer la livraison du document ;
- mises à jour automatiques pour enregistrer les modifications apportées ;
- historique des consultations pour savoir qui a accédé au document et quand
Ces fonctionnalités, qui augmentent la sécurité et la fiabilité des documents numériques, font de l’archivage électronique une option avantageuse pour les entreprises soucieuses de la protection de leurs données.
3. Contraintes légales
Bien que l’archivage électronique partage certaines bases avec l’archivage physique (comme l’authenticité des documents et les délais de conservation), les contraintes légales associées à ces deux pratiques diffèrent significativement.
Pour choisir entre archivage papier ou numérique, il faut savoir que la dématérialisation des documents est soumise à une réglementation stricte. Pour assurer l’intégrité et la pérennité des données, il est impératif de respecter diverses normes, telles que :
- Norme ISO 11506 : cette norme traite des méthodes d’archivage et de preuve des données.
- Norme ISO 15489 : elle concerne le programme de gestion des documents d’activité (ce qu’on appelle le « Records Management »).
Le respect de ces normes garantit la valeur probatoire des documents numériques utilisés comme pièces justificatives afin de combiner dématérialisation et RGPD.
En comparaison, les archives papier sont régies par moins de normes spécifiques mais elles doivent néanmoins observer certaines règles essentielles :
- des délais de conservation appropriés selon la nature du document ;
- une méthode de classement et d’indexation bien définie ;
- une veille réglementaire continue ;
- un choix de stockage judicieux, qui prend en compte des facteurs comme la température, l’humidité et la protection contre les incendies
Qu’ils soient numériques ou papier, ces directives assurent que les documents restent fiables et conformes aux exigences légales.
Oui, il est possible de combiner archivage papier et archivage numérique
En premier lieu, la pérennité fait clairement partie des avantages clés de l’archivage physique, car les documents peuvent être conservés indéfiniment. L’accessibilité est également facilitée, les documents étant tangibles et directement manipulables. Enfin, la sécurité semble garantie, sous réserve que les documents soient soigneusement rangés et que la confidentialité demeure préservée dans des locaux appropriés.
Cependant, avec l’avènement de l’archivage électronique, l’utilisation du papier a reculé dans les entreprises. Néanmoins, il est important de reconnaître que les méthodes d’archivage papier ou numérique présentent des avantages distincts et sont en réalité complémentaires.
L’archivage électronique est souvent privilégié pour la sécurité qu’il offre. Les documents ne sont plus exposés aux risques de catastrophes naturelles comme les incendies, les inondations ou les vols. De plus, certaines normes requièrent une sauvegarde redondante des archives, ce qui garantit l’accès aux documents même en cas de défaillance d’un datacenter.
De son côté, l’archivage papier apporte une dimension supplémentaire en conservant certains justificatifs au format physique, ce qui peut être crucial pour la constitution du patrimoine et de l’historique de l’entreprise.
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Le système d’archivage électronique Sqalia Archive simplifie la gestion documentaire et offre de nombreux avantages aux entreprises. Notre solution supprime le besoin de supports physiques et centralise les archives dans un unique emplacement, réduisant ainsi les risques de perte ou de violation de données, notamment médicales. Le SAE utilise diverses méthodes d’indexation et de classement, comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la catégorisation par mots-clés, ce qui facilite l’accès et la consultation ultérieure des documents. Cette accessibilité améliorée permet une collaboration efficace entre les employés et optimise ainsi les flux de travail.
En matière de sécurité, notre SAE intègre des mesures rigoureuses comme le chiffrement, l’authentification et le contrôle d’accès. A la clé, le renforcement de la confidentialité et la prévention des accès non autorisés. Chaque document est centralisé et facilement traçable, dans le cadre d’une politique de sécurité conforme au RGPD, offrant ainsi un cadre sécurisé et structuré pour l’archivage des documents électroniques.
