Le RGPD impose aux entreprises de répondre aux demandes des personnes concernées dans un délai d’un mois. Pourtant, une étude menée par la CNIL en 2022 a montré que près de 30 % des plaintes concernaient des retards dans le traitement des demandes d’accès et d’effacement des données. Cette situation est souvent liée à la complexité des processus, au volume croissant de demandes et à la nécessité d’une traçabilité complète. Les entreprises doivent non seulement traiter les demandes rapidement, mais aussi prouver leur conformité, ce qui implique une documentation rigoureuse.
En effet, chaque demande nécessite de multiples étapes : identification de la personne concernée et des traitements réalisées sur ses données personnelles, recherche des données dans les systèmes, mise en œuvre des actions (suppression, modification, extraction, anonymisation des données de tiers…) et communication des résultats à l’utilisateur. Pour un DPO, la gestion manuelle de ces processus est chronophage et sujette aux erreurs humaines, ce qui peut entraîner des risques de non-conformité.
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L’automatisation au secours des DPO
L’automatisation des demandes d’exercice des droits offre une solution efficace pour relever ces défis. Les technologies de BPA, couplées à l’intelligence artificielle, permettent de rationaliser et d’accélérer le traitement de ces demandes, tout en assurant une traçabilité complète. Sqalia BPA, par exemple, propose une automatisation des processus de bout en bout qui garantit que chaque étape est effectuée selon des workflows préétablis et conformes aux exigences réglementaires.
Selon une étude du Gartner, les entreprises qui automatisent la gestion des droits de leurs utilisateurs réduisent leur temps de réponse de 45 %, tout en diminuant considérablement les erreurs de traitement. L’utilisation de l’IA permet notamment de vérifier automatiquement l’identité du demandeur, d’extraire les données pertinentes et de déclencher les actions nécessaires dans les systèmes concernés. Cela signifie moins de temps passé sur des tâches répétitives et une réduction des risques liés à des erreurs humaines.
Traçabilité et conformité renforcées
L’un des principaux avantages de l’automatisation est la traçabilité. Chaque étape du traitement d’une demande est enregistrée pour offrir une visibilité complète sur le processus. Un point particulièrement utile en cas de contrôle par une autorité de protection des données comme la CNIL, qui peut demander des preuves de la conformité des pratiques de l’entreprise. Avec une solution comme Sqalia BPA, les DPO disposent de tableaux de bord en temps réel qui permettent de suivre l’état des demandes, d’identifier les goulots d’étranglement et de générer des rapports automatisés sur la conformité.
Selon PwC, les entreprises qui ont mis en place des solutions d’automatisation des audits et des processus de conformité constatent une augmentation de 35 % de leur conformité réglementaire et réduisent de 20 % le temps passé à documenter les audits. Ces chiffres montrent à quel point l’automatisation peut simplifier la vie des DPO, en leur offrant des outils pour contrôler et démontrer la conformité de manière efficace.
Amélioration de l’expérience utilisateur
L’automatisation du traitement des demandes d’exercice des droits des personnes n’a pas seulement un impact sur la conformité, elle améliore également l’expérience des utilisateurs. En réduisant les délais de traitement et en offrant des réponses conformes aux attentes des personnes concernées dans un délai réduit, les entreprises peuvent renforcer la confiance de leurs clients. Une étude de Capgemini révèle que 58 % des consommateurs sont plus enclins à faire confiance à une entreprise qui est transparente et réactive dans la gestion de leurs données personnelles.
Avec des processus automatisés, les utilisateurs reçoivent des réponses plus rapidement, souvent en quelques jours, voire en quelques heures. Cela contribue à améliorer la satisfaction client et à différencier l’entreprise de ses concurrents, qui peuvent encore être freinés par des processus manuels lents et complexes.
Libérer les DPO pour des tâches à plus forte valeur ajoutée
Autre avantage de l’automatisation : la libération du temps des DPO. Plutôt que de passer des heures à traiter manuellement des demandes d’exercice des droits, ils peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques, telles que l’analyse des risques, la mise en œuvre de nouvelles politiques de conformité, ou encore la sensibilisation des équipes aux enjeux de protection des données.
D’après Forrester, l’automatisation des tâches administratives dans la gestion de la protection des données permet une réduction de 30 % du temps consacré aux tâches répétitives. Cette efficacité accrue permet aux DPO de jouer pleinement leur rôle de garant de la conformité, tout en étant davantage présents sur des activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
En somme, si l’automatisation des demandes d’exercice des droits s’impose comme une nécessité pour les entreprises qui souhaitent rester conformes au RGPD tout en optimisant leurs ressources, les solutions qui, comme Sqalia BPA, intègrent l’IA, offrent une réponse adaptée : elles permettent de traiter les demandes plus rapidement, avec moins d’erreurs, tout en assurant une traçabilité complète et une meilleure expérience utilisateur. En déployant ces technologies, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur conformité mais également libérer leurs équipes pour des tâches plus stratégiques, réduire les risques et renforcer la confiance de leurs clients. L’automatisation, loin d’être une simple option, devient un levier incontournable pour améliorer l’efficacité et la conformité des processus de protection des données.
