Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?
Également connu sous le nom de bulletin de paie électronique (BPE), ce document est la version digitale de la fiche de paie traditionnelle en papier. Bien que numérique, ce bulletin conserve un statut de document légal. Il possède la même valeur juridique que son homologue papier et doit inclure toutes les informations requises par la loi pour assurer les mêmes droits aux employés. Les informations obligatoires à mentionner restent donc identiques :
- informations relatives à l’employeur ;
- informations concernant le salarié ;
- détails de la rémunération ;
- cotisations sociales ;
- récapitulatif de la situation.
À noter que pour que le bulletin de paie dématérialisé soit légalement valide, l’employeur doit également garantir son intégrité et son authenticité. Pour ce faire, il peut opter pour une solution GED (Gestion Électronique des Documents) spécifique qui confirmera la valeur légale du document.
Que dit la loi sur la dématérialisation des bulletins de paie ?
La réglementation sur les bulletins de paie électroniques a évolué avec deux jalons clés : le 13 mai 2009 et le 1er janvier 2017. Le premier date marque l’introduction d’un amendement au Code du Travail autorisant les bulletins de paie numériques (précisément cités dans les articles L3243-2 et L3243-4). Ces articles stipulent que l’employeur peut remettre le bulletin de paie en format électronique avec l’accord du salarié, tout en assurant l’intégrité des données. Il doit aussi conserver une copie de ce document pour une durée de cinq ans.
Depuis le 1er janvier 2017, une nouvelle disposition permet aux employeurs de distribuer les bulletins de paie électroniquement sans demander le consentement préalable des collaborateurs (bien qu’une notification en amont soit requise pour leur donner la possibilité de refuser). Si un employé demande un bulletin en format papier, l’employeur a alors trois mois pour s’adapter à cette demande.
Pourquoi passer au bulletin de paie dématérialisé ?
Réduction des coûts et gains de productivité
L’adoption du bulletin de paie dématérialisé conduit à des économies significatives pour les entreprises : vous pouvez éliminer les coûts d’impression, d’affranchissement et de gestion physique des documents ! Cette approche réduit également la main-d’œuvre nécessaire aux tâches administratives, par exemple la mise sous pli et la distribution.
Sans compter que la dématérialisation des documents accélère la préparation et la distribution des bulletins de paie tout en évitant les erreurs. Une étude menée par Forrester Consulting pour Paycom a démontré des réductions substantielles du temps passé à compiler les données et à corriger les erreurs, avec une diminution de 85 % du temps consacré à la correction des erreurs de paie. Cette automatisation a permis aux équipes RH et comptables d’économiser plus de 2 600 heures par an !
Accessibilité et praticité pour les employés
Grâce au bulletin de paie dématérialisé, les employés bénéficient d’un accès simplifié et instantané à leurs documents de paie, directement sur des plateformes en ligne sécurisées. Ils peuvent consulter, télécharger et imprimer leurs bulletins de paie à tout moment et n’importe où, sans avoir à contacter le service des ressources humaines.
Il s’agit là d’un élément clé pour l’autonomie des employés, mais aussi pour l’archivage personnel : les études sur le paiement des salaires observent des tendances plus larges, où la dématérialisation est vue comme une amélioration de l’efficacité mais aussi comme une réponse aux préférences des employés. Ainsi, la capacité à gérer et accéder à leurs informations de paie de manière autonome et sécurisée est une caractéristique appréciée qui améliore l’expérience globale des salariés.
Amélioration de la sécurité et de la conformité
L’utilisation d’un logiciel GED améliore la sécurité des données grâce à des protocoles de cryptage et des mesures de protection robustes. En intégrant les bulletins de paie à d’autres systèmes informatiques de gestion des ressources humaines, ils présentent de nombreux avantages :
- meilleure cohérence des données ;
- réduction des erreurs humaines ;
- automatisation des vérifications de conformité.
Ces systèmes facilitent la conservation sécurisée des archives conformément aux exigences légales, comme par exemple la durée de conservation des documents RH. Ils jouent également un rôle majeur entre dématérialisation et RGPD : la confidentialité des données est garantie, tandis que l’exercice des droits des employés est assuré (comme l’accès ou la rectification des données).
Comment mettre en place le bulletin de paie dématérialisé en entreprise ?
Choisir une solution sécurisée et conforme
Une étude CIPP estime que 60 % des organisations fournissent des bulletins de paie électroniques via une plateforme en ligne. Encore faut-il choisir son prestataire ! Optez pour une entreprise qui respecte les normes de sécurité, comme le cryptage des données et la conformité GED et RGPD. Privilégiez également les outils proposant des accès sécurisés (double authentification) et une traçabilité complète des actions.
Informer et obtenir le consentement des salariés
Depuis la disposition du 1er janvier 2017 (conformément au décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016) citée précédemment permet aux entreprises d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie sans accord préalable.
Toutefois, il est recommandé de communiquer clairement les avantages de la dématérialisation : gain de temps, accès en ligne 24/7, meilleure sécurité, etc. Pour cela, envoyez des guides pratiques ou organisez des sessions d’information pour répondre aux questions.
Formation des équipes RH à la gestion des bulletins dématérialisés
Pour maximiser les bénéfices de votre solution GED, il est essentiel de bien former les équipes RH à l’utilisation des outils numériques. Investir dans des formations courtes et ciblées permet à vos équipes de maîtriser rapidement ces nouvelles technologies. Ces formations doivent être conçues pour aborder spécifiquement les fonctionnalités et les procédures des systèmes, avec l’objectif de prévenir les erreurs et d’améliorer la productivité des équipes.
Selon une étude de PwC, les entreprises qui investissent dans la formation et le développement de compétences numériques pour leurs équipes RH peuvent voir une réduction des erreurs de paie jusqu’à 40 % et un gain de productivité significatif. L’étude souligne que les employés formés adaptent plus rapidement les nouvelles technologies, ce qui se traduit par une gestion plus efficace et moins coûteuse des ressources humaines.
Les solutions technologiques pour le bulletin de paie numérique
Coffres-forts numériques pour un archivage sécurisé
Pour compléter la dématérialisation, un coffre-fort numérique vient stocker et sécuriser des documents sensibles ou à valeur probatoire. Il s’agit d’un espace d’archivage électronique hautement sécurisé, accessible uniquement aux personnes autorisées grâce à des mécanismes d’authentification renforcée (comme la double authentification).
Logiciels de paie avec dématérialisation intégrée
Sqalia se positionne donc comme un acteur clé pour les entreprises qui cherchent à moderniser leur gestion de paie. En utilisant des technologies avancées, Sqalia Archive aide les entreprises à se conformer aux exigences légales tout en offrant un accès facile et sécurisé aux informations de paie pour les employés et les gestionnaires. Cette approche holistique simplifie la gestion de la paie, mais renforce aussi la sécurité des données personnelles. Un aspect majeur dans le monde numérique d’aujourd’hui !
En tant que prestataire de confiance, Sqalia vous garantit une infrastructure numérique sécurisée, conforme aux normes en vigueur (NF Z 42-013 et NF 461). Que ce soit dans le secteur public ou privé, nos clients profitent d’un accompagnement personnalisé tout au long du processus de sécurisation de leurs données à valeur probatoire. Nos experts interviennent à chaque étape avec des solutions sur-mesure.
