Dématérialisation des documents : de quoi parle-t-on ?
Définition
La dématérialisation consiste à convertir des documents physiques au format numérique. Ce processus permet non seulement de stocker mais aussi de partager et travailler collaborativement sur des informations de manière efficace. L’objectif est de créer un environnement sécurisé pour la gestion documentaire. Ce processus numérique concerne divers types de documents comme les factures, contrats, notes de frais, bulletins de salaire, courriers, etc. La plupart du temps, les entreprises utilisent une solution GED, comme notre solution Sqalia Global XP, pour optimiser la dématérialisation des documents et réduire les coûts de gestion.
Numérisation et dématérialisation : quelle différence ?
Bien que souvent confondus, les termes numérisation et dématérialisation désignent deux processus distincts. La numérisation fait référence à la simple conversion de documents papier en fichiers électroniques. La dématérialisation des documents, quant à elle, représente une étape supplémentaire où non seulement les documents sont numérisés, mais aussi intégrés dans des processus automatisés de distribution, de classement ou d’archivage ayant une valeur probatoire (comme dans un coffre-fort électronique). Ces deux techniques de gestion de contenu d’entreprise peuvent être utilisées de manière indépendante ou combinée dans une stratégie globale de gestion documentaire.
La dématérialisation en entreprise : un enjeu majeur en France
De nombreuses entreprises adoptent la tendance « Zéro Papier », qui consiste à minimiser l’utilisation du papier en favorisant le support numérique. Cette transition vers la dématérialisation des documents représente un enjeu économique et écologique majeur, tant elle permet de réduire les déchets, les coûts d’impression, d’acheminement et d’archivage des documents. Ces économies contribuent à simplifier et sécuriser les processus administratifs, tout en générant des gains de temps significatifs qui améliorent la productivité et la performance.
En France, la dématérialisation des documents a pris son essor il y a environ 20 ans, initiée par les services du ministère des Finances suite à un mouvement de grève de grande ampleur. Ces services ont alors cherché à optimiser les échanges de données avec les entreprises qui utilisaient déjà des supports informatiques tels que les disquettes, au travers des Échanges de Données Informatisées (EDI) entre l’administration fiscale et les entreprises.
Avec l’avènement d’Internet, ce système a évolué vers les Échanges de Formulaires Informatisés (EFI), permettant aux entreprises de remplir leurs déclarations fiscales et sociales en ligne. Aujourd’hui, la majorité des entreprises réalisent leurs déclarations en ligne, ce qui améliore la productivité, réduit les risques d’erreurs et diminue les coûts associés au traitement manuel des documents.
Cette évolution des processus fiscaux, forte des avantages de l’archivage électronique et de la dématérialisation qu’elle apporte, a encouragé de nombreuses entreprises à étendre la dématérialisation à toutes leurs procédures administratives, internes comme externes, favorisant ainsi une transition complète du format papier au format numérique.
Un document dématérialisé a-t-il la même valeur légale qu’un document papier ?
La loi du 13 mars 2000 a encadré l’utilisation des documents électroniques, leur conférant la même valeur probante que les documents manuscrits, conformément aux conditions énoncées à l’article 1316-1 du Code civil :
« Le document électronique est reconnu comme moyen de preuve au même titre que le document papier, à condition que l’identité de l’émetteur puisse être clairement établie et que le document soit créé et conservé dans des conditions assurant son intégrité. »
Cette réglementation sur la valeur probatoire d’un document dématérialisé, issue de la transposition de la directive européenne 1999/93/CE, autorise les entreprises à convertir leurs documents papier en versions numériques. Cela ouvre la voie à la numérisation de tous types de documents manuscrits. Les entreprises peuvent donc procéder à la numérisation et à la dématérialisation de divers documents, que ce soit la dématérialisation des documents RH ou financiers.
Quels types de processus et documents dématérialiser ?
La dématérialisation des documents tire profit des technologies numériques pour transformer les pratiques commerciales et managériales traditionnelles. Cela concerne autant :
- la dématérialisation des factures : en intégrant les factures à un progiciel intégré de gestion de type ERP (Enterprise Resource Planning), il est possible de digitaliser l’ensemble du processus client, depuis la prospection jusqu’à la facturation. Cela permet un suivi plus efficace et une gestion centralisée des transactions.
- la dématérialisation des bulletins de paie : finis les frais d’envoi postaux ! Les salariés peuvent désormais accéder à leurs fiches de paie numériques, les consulter et les stocker directement sur leur ordinateur. À la clé : une meilleure accessibilité et confidentialité.
- la dématérialisation de la gestion des ressources humaines (GRH) : la mise en œuvre d’un portail RH entièrement numérique facilite la gestion des congés, des primes, des arrêts maladie et d’autres aspects administratifs. Il en découle des processus plus fluides et transparents pour tous
- la dématérialisation des signatures : oubliez l’impression, la signature manuscrite et la numérisation des documents. La signature électronique simplifie considérablement ces étapes et accélère in fine les processus d’approbation tout en assurant leur validité légale.
Tous les avantages de la dématérialisation des documents
Réduction des coûts
La dématérialisation des documents permet de diminuer significativement les coûts associés à l’impression, à l’envoi et au stockage de documents physiques. En réduisant la dépendance au papier, les entreprises économisent sur l’achat de fournitures de bureau et sur les frais de gestion des archives physiques.
Meilleure efficacité opérationnelle
En transformant les documents en formats numériques, les processus deviennent plus rapides et moins sujets aux erreurs. La recherche et l’accès aux documents sont instantanés, ce qui accélère les révisions, les approbations et d’autres processus administratifs.
Accès facilité et travail collaboratif
Les documents dématérialisés peuvent être accessibles de n’importe où, à tout moment, y compris pour les équipes distantes ou en télétravail. Cela favorise également le travail collaboratif en permettant à plusieurs utilisateurs de consulter et de modifier les documents simultanément.
Sécurité et conformité améliorées
Un logiciel GED offre des fonctionnalités avancées de sécurité comme le cryptage, les contrôles d’accès et les pistes d’audit. Elles aident à protéger les informations sensibles et à respecter les réglementations légales, notamment en combinant dématérialisation et RGPD.
Réduction de l’empreinte environnementale
En diminuant la consommation de papier, les entreprises contribuent à la préservation des ressources naturelles et à la réduction des déchets. Un moyen d’aligner leurs opérations avec leurs objectifs de développement durable.
Facilité de sauvegarde et de récupération
Les documents numérisés sont plus faciles à sauvegarder et à récupérer en cas de sinistre. Les sauvegardes automatiques et les solutions de cloud storage assurent que les données peuvent être rapidement restaurées, ce qui minimisei les perturbations de l’activité en cas d’urgence. Tirez profit du combo GED et archivage !
La GED : un pilier essentiel du processus de dématérialisation
L’implémentation d’une solution de gestion électronique des documents (GED) est cruciale dans le cadre de la dématérialisation. Cette technologie soutient toutes les étapes requises pour le traitement efficace de l’information. Elle fournit une méthode structurée et cohérente pour transformer les documents physiques en format numérique et garantir ainsi une gestion plus efficace et sécurisée des données au sein de l’entreprise. En adoptant une solution GED, l’entreprise acquiert les outils nécessaires pour simplifier et améliorer sa gestion documentaire.
Comment choisir son logiciel de GED ? Tessi, acteur majeur européen du BPS (Business Process Services), a lancé Sqalia, la gamme de logiciels dédiée à la gestion de contenus et à l’automatisation des processus métiers.
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- Une solution GED/Workflows, Sqalia Global XP, reposant sur un système d’archivage électronique à valeur probatoire et certifié NF461
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- Une aide au suivi de la production et au pilotage d’activité des équipes
