Dématérialisation des notes de frais : un enjeu pour les entreprises modernes

Qu’est-ce que la dématérialisation des notes de frais ?

La dématérialisation des notes de frais désigne le processus de transformation des justificatifs papier en versions numériques. La dématérialisation comptable implique ainsi l’utilisation d’outils technologiques permettant aux employés de numériser leurs justificatifs (par exemple en prenant une photo avec un smartphone), puis de transmettre leurs reçus et factures directement via des plateformes en ligne ou des logiciels de gestion.

Sur le plan technologique, cette méthode s’appuie sur des systèmes de gestion automatisée qui intègrent et traitent les données des notes de frais, afin de simplifier leur archivage et leur contrôle. Les outils utilisés permettent souvent l’extraction automatique des informations importantes (montant, date, TVA, etc.) et leur intégration dans le logiciel comptable de l’entreprise.

Du point de vue légal, la dématérialisation est encadrée par des règlements qui garantissent que les justificatifs numérisés aient la même valeur probante que les originaux papier grâce à la norme internationale relative à l’archivage électronique.

Dématérialisation des notes de frais : que dit la loi ?

Exigences en matière de dématérialisation des notes de frais

La dématérialisation des notes de frais découle de l’exigence d’émission de factures électroniques (établie par l’arrêté du 22 mars 2017), qui encadre également la numérisation des factures et des notes de frais.

Renforcée par l’arrêté du 23 mai 2019, cette réglementation supprime l’obligation de conservation des justificatifs en format papier. Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises sont autorisées à numériser leurs notes de frais et à archiver les justificatifs uniquement en format numérique.

Toutefois, certaines règles doivent être observées pour assurer la validité légale des documents dématérialisés :

• la transcription fidèle de toutes les informations sur la version électronique est impérative, et celle-ci doit être conforme à l’original papier ;
• la conservation durable du document doit être garantie, idéalement sous les formats PDF ou PDF/A-3 ;
• la validation de la note de frais par une signature électronique est nécessaire pour en confirmer l’authenticité (notamment via une solution GED).

Les critères requis pour une note de frais physique restent applicables aux versions dématérialisées :

• la date ;
• le nom du salarié ;
• le lieu ;
• l’objet des dépenses ;
• les montants dépensés.

Conséquences lors d’un contrôle de l’Urssaf

La dématérialisation des notes de frais a transformé la gestion administrative des entreprises, notamment en ce qui concerne la conformité aux exigences de l’Urssaf. En passant à un format numérique, les entreprises doivent s’assurer que leurs processus respectent rigoureusement les règles de traçabilité et d’archivage pour éviter tout risque de redressement lors d’un contrôle.

L’Urssaf veille ainsi au respect des règles relatives aux contributions sociales, notamment par le biais du contrôle des notes de frais. En effet, la dématérialisation ne dispense pas les entreprises de respecter les mêmes obligations légales qu’en version papier ! Une non-conformité (qu’il s’agisse de justificatifs incomplets, d’irrégularités dans les documents fournis ou d’une mauvaise gestion de l’archivage numérique) peut exposer l’entreprise à des sanctions, telles qu’un redressement fiscal ou des pénalités pour fraude.

Pour réduire les risques de redressement Urssaf, une solution d’archivage électronique viendra garantir une meilleure traçabilité des transactions, avec des possibilités de suivi en temps réel et des audits internes renforcés.

Dématérialiser ses notes de frais : tous les avantages

Accélérer les délais de traitement des notes de frais professionnels

Le processus manuel de gestion des notes de frais en format papier est particulièrement long puisqu’il implique plusieurs étapes comme la saisie, la transmission aux différents collaborateurs ou encore la vérification des justificatifs. Dans un contexte où la rapidité est de mise, cette méthode peut considérablement ralentir les remboursements et complexifier la gestion quotidienne des documents.

Les outils numériques modernes offrent donc une solution efficace, permettant aux employés de soumettre leurs notes de frais en temps réel, même en déplacement. Il suffit de photographier les justificatifs (que ce soit une note de restaurant, un ticket de péage ou une facture d’hôtel) pour les transmettre instantanément : vous réduisez ainsi le risque de perte.

Automatiser les demandes de remboursement

La dématérialisation des notes de frais permet également d’automatiser les demandes de remboursement : elles sont envoyées automatiquement au manager responsable, ce qui facilite les interactions entre le contrôle interne et le département financier de l’entreprise. Cette rapidité de traitement permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, tout en étant remboursés plus rapidement pour les dépenses avancées.

Réduire les risques d’erreurs sur les justificatifs

La gestion manuelle des notes de frais est souvent source d’erreurs, comme les fautes de frappe, les erreurs de codification des dépenses, les justificatifs égarés ou endommagés. Ces erreurs nécessitent souvent de reprendre contact avec l’employé concerné pour rectifier la note, ce qui peut générer des tensions au sein de l’équipe. La dématérialisation des notes de frais permet un contrôle plus objectif et efficace des dépenses engagées, grâce aux outils numériques qui facilitent la détection et la correction des erreurs.

Réaliser des économies significatives

Le traitement des notes de frais papier engendre des coûts matériels et humains non négligeables pour assurer la saisie, la gestion, le classement et le stockage des documents. La numérisation des notes de frais permet de réduire ces coûts de manière significative. De plus, la gestion numérique limite les besoins de stockage physique : les entreprises peuvent libérer de l’espace et réduire les coûts associés à la maintenance de locaux dédiés au stockage des documents : c’est l’avantage de l’archivage numérique !

Comment mettre en place la dématérialisation des notes de frais dans votre entreprise ?

Fournir des cartes de paiement professionnelles aux employés

Les cartes de paiement constituent une méthode efficace pour dématérialiser la gestion des notes de frais. Distribuées aux employés, ces cartes enregistrent automatiquement toutes les dépenses dans le logiciel comptable de l’entreprise. Ce système élimine le besoin pour les comptables de ressaisir les données lors de la création des notes de frais. De plus, ces cartes évitent aux salariés de devoir avancer des fonds pour les frais professionnels, puisqu’elles sont préalablement chargées par l’entreprise.

Elles offrent également aux entreprises un contrôle accru sur les dépenses professionnelles en permettant :

• la définition d’un plafond de dépenses spécifique pour chaque type de carte ;
• la gestion du budget attribué à chaque collaborateur ;*
• le maintien d’une visibilité en temps réel sur les dépenses du personnel.

Adopter un logiciel de gestion des notes de frais

Pour faciliter la création de notes de frais dématérialisées, il est essentiel pour une entreprise de s’équiper d’un logiciel spécialisé. Ces logiciels sont conçus pour minimiser les erreurs grâce à leurs fonctionnalités avancées. Ils sont capables de détecter et de signaler les anomalies pour une correction rapide en cas de saisie incorrecte.

Les logiciels choisis doivent intégrer des fonctionnalités techniques essentielles comme :

• le certificat d’identité numérique pour authentifier les parties lors de la signature numérique ;
• un horodatage pour certifier la date et l’heure exactes de la soumission des documents ;
• un stockage à distance pour offrir un espace sécurisé pour centraliser les documents numérisés.

Choisir la bonne solution numérique pour la dématérialisation des notes de frais

Dans un monde où la transformation digitale devient une nécessité, choisir la solution de dématérialisation des notes de frais adaptée est crucial. Parmi les options les plus performantes, la solution GED proposée par Squalia se distingue par son approche complète et modulable. En plus de garantir un archivage à valeur probatoire sécurisé et conforme aux exigences légales, Sqalia offre une interface intuitive qui permet de centraliser et d’automatiser le traitement des justificatifs de notes de frais.

L’enregistrement des dépenses est simplifié grâce à la reconnaissance automatique des données, pour éliminer le risque d’erreurs de saisie et réduire considérablement le temps de traitement.

Et puisque nous savons que l’adoption de nouveaux outils peut parfois représenter un défi pour les collaborateurs habitués aux processus traditionnels, Sqalia met à disposition des programmes de formation personnalisés et un service client réactif pour accompagner les entreprises dans l’implémentation de sa GED.

Des ateliers pratiques permettent aussi aux employés de maîtriser rapidement les fonctionnalités clés de la plateforme, assurant ainsi une transition fluide. De plus, la solution propose une assistance en continu pour résoudre tout problème technique : bénéficiez d’une utilisation optimale dès les premiers jours !