Faut-il investir dans l’optimisation des processus métiers ?

Quels sont les enjeux à considérer lors de l’optimisation d’un processus métier

L’amélioration du processus métier est une approche de gestion systématique qui permet d’analyser et d’améliorer l’organisation d’une entreprise. En mettant en œuvre diverses solutions d’analyse et d’automatisation comme les workflows ou les systèmes Lean, chaque organisation peut augmenter significativement sa productivité, tout en répondant aux enjeux de la digitalisation.

Gagner en efficacité et booster la productivité des équipes

L’optimisation du processus métier englobe toute la gestion opérationnelle des entreprises en simplifiant les procédures de travail et en minimisant les erreurs au sein de la chaîne de production. Cette approche accroît la productivité et l’efficacité organisationnelle de l’équipe informatique, favorisant de la même manière, l’adaptation aux changements rapides du marché.

Automatiser et industrialiser des opérations

L’optimisation du processus opérationnel aide à rationaliser les activités et permet d’automatiser les tâches chronophages. Ce processus informatique réduit considérablement la charge de travail et libère les ressources d’entreprise à tout projet de développement. Ce système garantit que les procédures et les normes soient respectées lors de chaque étape avec un processus standardisé.

En utilisant les outils technologiques comme l’intelligence artificielle, le machine learning et la robotique dans leur processus métier, les sociétés peuvent gagner en compétitivité et faciliter leur adaptation à l’évolution industrielle.

La gestion des Ressources Humaines

L’optimisation des processus métiers confère plusieurs avantages dans la gestion des ressources humaines : 

• Rationaliser des opérations allège le flux de production et permet aux collaborateurs d’une entreprise de se consacrer aux projets à plus forte valeur ajoutée, tout en augmentant la satisfaction de chaque branche.
• Mieux exploiter le talent de ses employés : les solutions telles que le Business Process Management (BPM), le Business Process Automation (BPA) ou le Système de Gestion des Talents (SGT), permettent d’identifier plus rapidement les besoins en formation.

• Fluidifier la communication inter-équipe : en identifiant les plus facilement les besoins de chacun, la communication est améliorée entre les différents services. Dans tous les cas, « ces méthodes permettent de renforcer la cohésion et la productivité des collaborateurs ».

Upgrader l’organisation interne et les process

L’optimisation du processus métier impacte positivement l’organisation interne d’une entreprise.

Elle participe à la réduction des redondances, des inefficacités pour rationaliser l’utilisation des ressources humaines et rationaliser le système de management. Avec les outils ERP (Enterprise Resource Planning) et le RPA (Robotic Process Automation), les circuits de travail sont davantage optimisés, diminuant au passage les erreurs humaines et les éventuels dysfonctionnements.

Grâce à un processus métier automatisé, les étapes de production sont clairement identifiées, améliorant la traçabilité et diminuant les risques opérationnels. Les responsabilités de chaque collaborateur sont définies plus précisément, dans l’objectif de réduire les périodes d’inefficacité et d’augmenter les aspects les plus stimulants de leur quotidien. De plus, cette solution facilite la communication interne entre les différents départements et les membres de chaque équipe. Dans tous les cas, ce rendement interne participe à la réduction des délais de livraison dans l’optique d’offrir une meilleure expérience client.

Accroître les retours sur investissements

Avec l’accélération du traitement des données et des centres d’intégration, le processus métier aide les sociétés à améliorer la gestion de leurs capitaux. Effectivement, les systèmes d’automatisation tels que les workflows, combinés aux logiciels BPM permettent de maximiser le rendement des investissements.

Pour garantir la visibilité de leur investissement, les structures peuvent avoir recours à des outils dédiés à la gestion du portefeuille client, tels que l’Application Portfolio Management (APM), qui peuvent être des services Cloud et des logiciels de paiement (Stripe Billing, Stripe Tax, Stripe Revenue Recognition). 

Ces dispositifs proposent des fonctionnalités avancées à l’image de : 

• La tarification progressive, 
• La gestion automatique des taxes sur les ventes, 
• La conformité fiscale, 
• La comptabilité d’exercice, 
• Etc.

Renforcer l’efficacité commerciale

L’optimisation du processus métier permet à toute entreprise de relever efficacement les défis d’ordre commercial. En effet, les logiciels d’automation utilisés dans ce cadre conduisent à l’amélioration de la gamme de produits ou des services offerts par la société. Sur le long terme, la qualité offerte participe au renforcement de la satisfaction client et de l’image de marque véhiculée par la structure.

Par ailleurs, un processus métier optimisé offre aux professionnels une meilleure réactivité face aux innovations et à l’évolution constante du marché. Ce dynamisme facilite l’adaptation aux nouvelles technologies et accentue l’esprit de compétitivité d’une entreprise pour la pousser vers de nouvelles opportunités de marché qui viendront augmenter son portefeuille client et son chiffre d’affaires.

Enrichir l’engagement environnemental

Un processus optimisé réduit considérablement l’impact environnemental. Concrètement, les outils utilisés pour réduire la charge de travail comme la gestion électronique automatisée minimisent la consommation d’énergie, tout en libérant les structures de l’utilisation des documents papier. Lorsque les étapes énergivores sont supprimées, ces dernières peuvent procéder simplement à la mise en place de solutions technologiques axées sur la gestion durable.

Par ailleurs, ce type de processus maximise l’utilisation des matières premières en privilégiant la réutilisation des déchets et l’amélioration des méthodes de recyclage. En effet, certains systèmes utilisés dans les processus métiers sont capables d’identifier les sources de déchets et peuvent aider à instaurer des mesures adéquates pour les minimiser.

Est-ce le bon moment pour se lancer dans ce type d’automatisation ?

Choisir un système d’optimisation du processus métier dépend de plusieurs facteurs, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. 

D’un point de vue interne, une entreprise peut enclencher la modélisation du processus opérationnel lorsque des problèmes d’inefficacité sont identifiés au sein de sa chaîne de production : 

• goulots d’étranglement, 
• retards de livraison, 
• problèmes de qualité, 
• augmentation des coûts d’exploitation, 
• etc. 

L’amélioration du processus métier peut alors faciliter la mise en place de solutions de rationalisation. En fonction de la disponibilité de ses ressources humaines et financières, une entreprise peut envisager d’améliorer sa charge de travail. En effet, instaurer une politique d’automatisation nécessite des investissements conséquents sur le plan économique, humain et technologique. Les moyens financiers permettent ainsi de soutenir ces initiatives : le personnel entreprend les changements et les outils technologiques facilitent l’amélioration du processus.

La mise en œuvre d’une solution de gestion métier peut se décider devant l’évolution du marché, de la concurrence ou encore des besoins des clients. Effectivement, la transformation rapide de ces éléments peut créer des impératifs métiers qui viendront améliorer l’efficacité opérationnelle de l’entreprise, réduire les coûts de fonctionnement, mais surtout répondre efficacement aux attentes de chaque client. Une solution d’optimisation devient alors une réponse proactive face à la transformation externe, permettant à toute entreprise de maintenir sa compétitivité et d’assurer une satisfaction continue de ses consommateurs.

Investir dans l’optimisation des processus métiers : quels sont avantages et inconvénients ?

Instaurer un processus d’automatisation impacte les projets d’une entreprise dans tous les domaines : gestion opérationnelle, financière, commerciale et environnementale. Toutefois, avant que les dirigeants d’entreprise décident d’investir dans ce domaine, ils doivent évaluer les avantages et les inconvénients de ce service.

En choisissant cette solution, les entreprises peuvent optimiser leur productivité, tout en réduisant les coûts d’organisation par le moyen d’un processus d’identification et des applications d’élimination de goulots d’étranglement. Concernant la gestion, l’optimisation du processus d’organisation permet d’améliorer le management des ressources humaines, conduisant à une meilleure expérience client et une meilleure qualité de service.

Cependant, ne pas investir dans la mise en œuvre de ce genre de processus peut exposer la société à des risques conséquents, comme :

• L’inefficacité et le dysfonctionnement du processus de gestion,
• L’augmentation du taux d’erreurs dans le processus qualité,
• L’inadéquation des profils métiers et la frustration des employés,
• L’insatisfaction des clients,
• La perte de parts de marché et d’avantage concurrentiel.

Lors de l’installation d’une solution d’automatisation du flux de travail, les dirigeants doivent inclure au centre de leur préoccupation certains facteurs importants. En effet, la capacité de résistance des employés devant le changement, les interruptions temporaires causées par l’installation des outils d’automatisation peuvent impacter la mise en place de ce type de projet.

Sqalia et ses équipes sont expertes sur les questions de stratégie de process interne.

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À travers plusieurs étapes, Sqalia vous aide à optimiser votre processus d’exploitation :

• La cartographie des informations,
• La modélisation des processus opérationnels,
• L’identification des axes d’optimisation,
• La mise en place des processus.

Par ailleurs, Sqalia vous accompagne dans l’amélioration continue de vos indicateurs de performance (KPI). Vous pourrez ainsi supprimer les pratiques de gestion des workflows ad hoc et proposer de meilleurs produits et services à votre clientèle.