En quoi consiste la Gestion Électronique des Documents (GED) ?
Gestion quotidienne des documents
Une solution GED est une solution technologique conçue pour optimiser la gestion quotidienne des documents au sein d’une entreprise. Elle englobe un ensemble de processus et d’outils permettant de numériser, classer, stocker, partager et gérer efficacement les documents électroniques. En centralisant l’accès aux informations, la GED transforme la manière dont les entreprises interagissent avec leurs données, en améliorant l’efficacité opérationnelle et en réduisant les coûts liés à la gestion documentaire traditionnelle.
L’un des principaux objectifs de la GED est donc de simplifier et d’accélérer l’accès aux documents nécessaires pour les activités quotidiennes d’une entreprise. Grâce à la numérisation, les documents physiques sont convertis en formats numériques, ce qui permet de les organiser et de les classer plus facilement. Cette gestion électronique facilite non seulement le stockage, mais aussi la recherche de documents spécifiques : fini le temps perdu à fouiller dans des archives physiques !
En effet, on estime que les employés passent en moyenne 30 % de leur temps à chercher des informations ou des documents, un problème que la GED aide à résoudre en centralisant et en structurant les données de manière plus accessible. Les collaborateurs peuvent accéder à l’information en quelques clics, où qu’ils se trouvent, ce qui est particulièrement bénéfique dans un contexte de travail à distance.
Avantages de la GED en entreprise
Après l’adoption d’une solution de GED, les entreprises ont constaté une amélioration de la productivité de 25 à 30 %, en grande partie grâce à l’automatisation des processus de gestion documentaire et à la réduction des tâches répétitives. Les avantages de la GED sont donc nombreux pour les entreprises. Parmi les plus importants, nous pouvons citer :
- Amélioration de l’accès à l’information : la GED centralise les documents dans un référentiel unique, permettant un accès rapide et simplifié aux informations. Les employés peuvent ainsi récupérer les documents dont ils ont besoin sans délai, ce qui accélère les processus décisionnels et opérationnels.
- Réduction des risques : en numérisant les documents, un logiciel GED minimise les risques de perte, de détérioration ou de vol de documents physiques. Les copies numériques sont sécurisées, sauvegardées régulièrement et protégées par des systèmes de contrôle d’accès, réduisant ainsi les risques de non-conformité et de pertes financières liées à la gestion documentaire.
- Collaboration optimisée : avec la GED, les documents peuvent être partagés facilement entre collaborateurs, quel que soit leur emplacement géographique. Les systèmes de GED permettent également un suivi des modifications et des versions, assurant que tous les utilisateurs travaillent sur la version la plus récente d’un document. Cela renforce la collaboration au sein des équipes et améliore la cohérence des informations utilisées.
Et l’archivage électronique, qu’est-ce que c’est ?
Conservation sécurisée sur le long terme
Une solution d’archivage électronique est un processus crucial qui se concentre sur la conservation à long terme des documents numériques, en garantissant leur intégrité, leur sécurité et leur conformité aux exigences légales. Contrairement à la Gestion Électronique des Documents (GED) qui se concentre sur la gestion active et l’accès quotidien aux documents, l’archivage électronique vise à préserver les documents au fil du temps (souvent pour des raisons légales, réglementaires ou historiques).
Selon une étude récente, 90 % des entreprises considèrent l’archivage électronique comme essentiel pour respecter les exigences de conformité réglementaire, en particulier dans les secteurs hautement régulés comme la finance et la santé. L’objectif principal de l’archivage électronique est d’assurer que les documents restent accessibles, authentiques et non modifiables durant toute leur période de rétention.
Cet avantage de l’archivage numérique répond parfaitement aux problématiques des entreprises qui doivent conserver des informations sensibles ou critiques pendant des années (voire des décennies). Les documents archivés électroniquement sont protégés contre la perte, la détérioration et les altérations non autorisées, notamment grâce à des mécanismes de cryptage, de sauvegarde régulière et de contrôle d’accès strict.
Archivage légal vs Archivage simple
80 % des organisations ont déclaré que la sécurité des informations et la protection contre la perte de données étaient les principales raisons de l’adoption de l’archivage électronique. Dans cette optique, il est important de distinguer deux types d’archivage :
- Archivage simple : il s’agit du stockage de documents sans exigences spécifiques en matière de sécurité ou de conformité. Bien que ce type d’archivage puisse être suffisant pour certaines entreprises, il n’offre pas les garanties nécessaires en matière de conservation à long terme, notamment en ce qui concerne la protection contre les modifications ou les suppressions accidentelles.
- Archivage légal : cet archivage est soumis à des exigences réglementaires strictes. Il garantit l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des documents, en conformité avec les lois et les réglementations en vigueur. L’archivage à valeur probatoire est indispensable dans les secteurs où la sécurité de l’information est critique, comme la finance, la santé et les services publics. Les documents archivés de cette manière sont souvent soumis à des audits pour vérifier leur conformité, ce qui renforce la crédibilité et la responsabilité des entreprises qui y ont recours.
GED et archivage électronique : deux solutions complémentaires
La GED et l’archivage électronique sont deux éléments essentiels d’une stratégie de gestion de l’information, chacun jouant un rôle distinct mais complémentaire. Lorsqu’ils sont intégrés de manière cohérente, ils forment une solution robuste qui couvre l’ensemble du cycle de vie des documents au sein d’une entreprise, de leur création à leur conservation à long terme.
En effet, pour qu’une stratégie documentaire soit pleinement efficace, il est essentiel de combiner la GED et l’archivage électronique. Ensemble, ces deux solutions couvrent l’intégralité des besoins en gestion de l’information d’une entreprise. La GED permet de gérer efficacement les documents en cours d’utilisation, facilitant ainsi le travail quotidien des employés. De son côté, l’archivage électronique assure que ces documents (une fois qu’ils ne sont plus actifs) sont préservés de manière sécurisée pour répondre aux obligations légales ou d’historisation.
Cette synergie permet aux entreprises non seulement de gagner en efficacité opérationnelle, mais aussi de se prémunir contre les risques liés à la gestion des documents sur le long terme. En intégrant ces deux solutions, les entreprises peuvent optimiser leur flux de travail et améliorer la collaboration, mais aussi garantir que leur patrimoine documentaire est protégé contre toute éventualité, ce qui est essentiel pour la pérennité de l’organisation !
Sqalia Archive et Sqalia Global XP : l’alliance parfaite entre archivage électronique et GED
70 % des entreprises déclarent que la dématérialisation des documents et la digitalisation de l’entreprise ont permis d’améliorer leur efficacité opérationnelle en réduisant le temps de recherche et d’accès aux informations. Sqalia propose deux solutions complémentaires qui répondent à ces enjeux : Sqalia Global XP, dédiée à la gestion électronique des documents (GED), et Sqalia Archive, spécialisée dans l’archivage électronique sécurisé.
L’intégration de ces deux solutions permet aux entreprises de gérer leurs documents tout au long de leur cycle de vie, depuis la création et la gestion active via Sqalia Global XP, jusqu’à leur archivage à long terme et conforme aux normes réglementaires avec Sqalia Archive. Cette complémentarité stratégique offre un records management centralisé, sécurisé et simplifié.
Avec Sqalia Global XP, la gestion des documents devient fluide et optimisée grâce à l’automatisation des workflows, ce qui permet d’accélérer les processus internes et de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. De son côté, Sqalia Archive assure la conservation à long terme des documents, ce qui garantit une protection contre toute altération non autorisée et un accès sécurisé aux informations archivées, conformément aux exigences de dématérialisation et RGDP.
Ensemble, Sqalia Global XP et Sqalia Archive forment une solution complète qui permet de répondre efficacement aux besoins opérationnels et réglementaires des entreprises en matière de gestion documentaire, tout en facilitant la recherche rapide et précise d’informations via des outils de recherche avancée.
