Qu’est-ce que la GED et quel est son rôle en entreprise ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) désigne l’ensemble des processus et outils numériques permettant de gérer, archiver et partager des documents au sein d’une organisation. Une solution GED vise à centraliser et automatiser la gestion documentaire, notamment en remplaçant les méthodes de gestion papier par des solutions numériques plus efficaces et sécurisées.
Parmi les fonctionnalités principales de la GED, nous pouvons citer :
- Numérisation des documents : la GED convertit les documents papier en fichiers numériques, pour faciliter leur accès et leur partage.
- Classement et indexation : les documents numérisés sont automatiquement classés et indexés, ce qui permet de les retrouver facilement grâce à des mots-clés ou des métadonnées.
- Stockage sécurisé : les fichiers sont stockés dans un espace sécurisé, assurant la confidentialité et l’intégrité des données tout en permettant une accessibilité à distance.
- Recherche rapide : grâce aux outils de recherche avancés, il est possible de retrouver rapidement un document spécifique, pour réduire le temps consacré à la gestion documentaire.
- Gestion des droits d’accès : un logiciel GED permet de définir des niveaux d’accès pour chaque utilisateur, ce qui garantit que seuls les collaborateurs autorisés puissent consulter ou modifier certains documents.
- Archivage : la solution assure la conservation des documents selon des normes légales et réglementaires, ce qui est essentiel pour la conformité aux lois en vigueur.
| Bon à savoir : La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en France définit une donnée personnelle comme toute information qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique : le nom, le prénom, le numéro de téléphone, l’adresse postale et email, ou encore la date de naissance. De nombreuses informations entrent ainsi dans la catégorie des données personnelles. |
Le RGPD et ses implications pour la gestion documentaire
Le RGPD s’applique à toutes les organisations situées dans l’Union européenne ainsi qu’aux entreprises extérieures à l’UE qui offrent des biens ou services aux personnes se trouvant dans l’UE. Ce règlement est structuré autour de plusieurs principes clés.
- Transparence : les entreprises doivent traiter les données personnelles en accord avec le RGPD et être totalement transparentes avec les utilisateurs. Lorsqu’elles collectent des données personnelles, les entreprises sont tenues d’informer clairement les utilisateurs sur le traitement de ces données.
- Finalité limitée : les données doivent être traitées uniquement pour les fins spécifiées et consenties par l’utilisateur. Par exemple, si un utilisateur fournit son adresse email pour recevoir une newsletter, l’entreprise ne peut utiliser cette adresse à d’autres fins sans obtenir un nouvel accord.
- Minimisation des données : seules les données essentielles à l’objectif poursuivi doivent être collectées. Ainsi, pour l’envoi d’une newsletter, seuls le nom, le prénom et l’email sont nécessaires. Les données supplémentaires (comme l’adresse postale) ne doivent pas être collectées si elles ne sont pas pertinentes pour l’objectif.
- Exactitude des données : il est impératif que les données soient maintenues précises et à jour. Les utilisateurs ont le droit de demander la correction ou la suppression de leurs données personnelles.
- Durée de conservation limitée : les données non utilisées doivent être supprimées après un certain temps. Bien que certaines données puissent être conservées plus longtemps avec le consentement de l’utilisateur, des périodes de conservation spécifiques sont souvent stipulées par la CNIL.
- Confidentialité et intégrité : les entreprises doivent protéger les données personnelles contre les utilisations abusives, les pertes ou les vols. Des mesures de sécurité appropriées doivent être mises en place pour assurer la protection des données.
- Responsabilité : les entreprises responsables des données personnelles doivent les gérer en conformité avec le RGPD. Pour cela, elles doivent désigner un Délégué à la Protection des Données (DPD ou DPO), chargé de veiller au respect du règlement au sein de l’organisation.
Le RGPD, qui s’applique donc à toutes les organisations gérant des données personnelles (que ce soit leur collecte, leur stockage ou leur traitement), exige un travail considérable pour se conformer à ses directives. Les entreprises qui ne respectent pas le RGPD s’exposent à des sanctions financières sévères, avec des amendes pouvant atteindre jusqu’à 20 000 euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel. Par ailleurs, les utilisateurs ont le droit de réclamer des compensations s’ils constatent une mauvaise gestion de leurs données personnelles.
Les bénéfices de la GED pour assurer la conformité au RGPD
Les avantages d’un logiciel de GED sont nombreux, notamment pour aider les entreprises à se conformer au RGPD. En centralisant le stockage, la gestion et l’utilisation des données personnelles sur une seule plateforme, la GED offre une vision exhaustive qui facilite le respect de ce cadre réglementaire.
Dans un système de GED, chaque ajout, consultation ou modification de document est précisément enregistré. Cela permet de configurer le logiciel afin de limiter le traitement des données strictement au nécessaire, un aspect fondamental pour la conformité au RGPD.
La GED aide également à organiser efficacement les données personnelles de clients et de prospects. Elle est indispensable pour réaliser un inventaire complet des données détenues par l’entreprise, en facilitant leur classification, description et qualification. Cette gestion rigoureuse est essentielle pour assurer l’utilisation appropriée des données personnelles conformément aux exigences du RGPD.
Lorsque les données personnelles atteignent la fin de leur utilité, le logiciel de GED peut automatiquement les supprimer, garantissant ainsi le respect des principes de limitation de conservation stipulés par le RGPD.
La traçabilité que permet le logiciel de GED est également bénéfique pour maintenir un registre précis qui informe les équipes sur la nature des données et les droits associés à leur utilisation. Cette fonctionnalité est cruciale pour établir une transparence totale au sein de l’entreprise.
Enfin, un logiciel de GED RH peut servir de preuve tangible de la conformité au RGPD. Le Délégué à la Protection des Données (DPO) peut utiliser les historiques de traçabilité fournis par le système pour attester que le règlement est appliqué de manière adéquate dans l’organisation.
Comment mettre en place une GED conforme au RGPD ? Les bonnes pratiques
Sélectionner une solution de GED certifiée
42 % des entreprises ont encore du mal à se conformer pleinement au RGPD. Selon une enquête de Capgemini Research Institute publiée en 2020, près de la moitié des entreprises rencontrent des difficultés à maintenir une conformité constante au RGPD, en particulier dans la gestion et le traitement des données. Pour vous accompagner, choisissez donc un outil de projet GED qui répond aux normes RGPD avec des fonctionnalités de sécurité avancées et une gestion rigoureuse des droits d’accès. Découvrez tous nos conseils pour choisir son logiciel de GED !
Former les équipes
Il faut savoir qu’environ 70 % des violations de données impliquent des erreurs humaines ou des pratiques de gestion documentaire inappropriées, selon une étude de Verizon’s Data Breach Investigations Report (DBIR). La formation des employés est donc essentielle pour assurer l’utilisation correcte de la GED et la compréhension des principes du RGPD. Les employés doivent être instruits sur les meilleures pratiques de gestion documentaire et la réglementation en matière de protection des données.
Mettre en œuvre des processus rigoureux
Implémentez des processus qui incluent des audits réguliers de votre gestion de contenu d’entreprise pour maintenir la conformité au RGPD et profiter des gains de productivité en GED. Gardez votre système à jour avec les dernières sécurités et assurez-vous d’avoir un plan d’action efficace en cas de violation des données. Vous pouvez ainsi tirer le meilleur parti des deux mondes entre dématérialisation et RGPD.
