Notre définition de la gestion des processus métier
Définition
Le processus métier, aussi appelé processus d’affaires, processus d’entreprise ou processus opérationnel, correspond à une séquence d’activités interconnectées et coordonnées mises en place pour atteindre un objectif spécifique au sein d’une entreprise. En ce sens, il définit les tâches à réaliser et met en relation les individus concernés afin d’établir un modèle performant en matière de rentabilité et de gestion du temps. Il assure également une meilleure traçabilité des étapes d’un projet.
De l’anglicisme business process management (BPM), la gestion des processus métiers, quant à elle, se définit comme une approche méthodique et stratégique visant à optimiser les différentes activités au sein d’une entreprise. Elle englobe la conception, la modélisation, l’exécution, la surveillance, l’optimisation et l’automatisation continue des processus métiers afin d’améliorer l’efficacité, la qualité des produits ou des services ainsi que la satisfaction client.
Les différents types de process métiers
Les processus métiers se déclinent en plusieurs types, chacun ayant des objectifs spécifiques.
Les processus de pilotage ou processus de management
Ces types de processus métiers sont axés sur la définition des objectifs fondamentaux de l’organisation et contribuent à leur mise en œuvre effective. Ils permettent ainsi de mieux orienter les équipes tout en favorisant l’émergence de l’intelligence collective. Les processus de pilotage ou processus de management englobent plusieurs activités essentielles telles que la planification, l’allocation des ressources, l’évaluation et le suivi des opérations, etc.
Les processus opérationnels
Les processus opérationnels désignent l’ensemble des activités et des procédures au cœur de l’activité quotidienne d’une entreprise. Concrètement, ils définissent la manière dont une entreprise produit, livre et soutient ses produits ou ses services afin de garantir la qualité, l’efficacité et la satisfaction du client.
Les processus de support
Les processus de support visent à fournir les ressources nécessaires au bon fonctionnement des processus opérationnels au sein d’une entreprise. Ce sont donc des fonctions internes qui facilitent le déroulement des activités centrales de l’entreprise au moyen des logiciels et d’autres outils dédiés. Ces processus couvrent un large éventail de domaines fonctionnels tels que la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la maintenance, l’informatique et d’autres services qui soutiennent les opérations quotidiennes.
La mise en place d’un projet de gestion des processus de l’entreprise
La mise en place d’un BPM est cruciale pour toute entreprise souhaitant optimiser ses opérations et atteindre ses objectifs de manière efficace. Le travail doit passer par plusieurs étapes et nécessite l’implication de différentes personnes.
Les 6 grandes étapes de la gestion des processus de l’entreprise
Il existe six grandes étapes qui guident la mise en œuvre d’un projet de gestion des processus de l’entreprise ou BPM.
1. Impliquer les acteurs
Au début du process, il est essentiel d’engager toutes les parties prenantes (les membres de l’équipe de gestion et les employés de différents départements qui seront touchés par les changements) pour garantir une meilleure compréhension du projet ainsi qu’une bonne cohésion. Pour cela, les maîtres-mots sont : communication, formation, participation active, feedback et suivi régulier.
2. Diagnostic et conception
Cette étape consiste à analyser l’état des processus métiers existants. Cela implique l’identification des points faibles ainsi que des opportunités d’amélioration. Ces éléments feront ensuite office de bases solides permettant de concevoir une vision claire de ce à quoi les processus devraient idéalement ressembler.
3. Modélisation
La modélisation vise à créer un modèle prototype qui représente les différentes étapes des processus métiers, les flux d’informations et les interactions afin de comprendre clairement la façon dont les activités opérationnelles sont interconnectées. Cela peut se faire à l’aide d’une cartographie des processus métiers ou autre outil visuel. Cette visualisation détaillée aide à détecter les inefficacités, les redondances et les points de blocage potentiels et permet ainsi d’apporter les améliorations nécessaires.
4. Exécution
L’étape d’exécution consiste à mettre en pratique les modifications définies dans la phase de modélisation. Cela peut inclure la formation des équipes, la mise en place de nouvelles procédures et la coordination des changements opérationnels.
5. Surveillance
Une fois le nouveau processus métier mis en application, une surveillance régulière s’impose pour s’assurer que son fonctionnement correspond aux attentes. En effet, cela permet d’identifier rapidement tout problème émergent, d’évaluer la performance en temps réel et de garantir une adaptation continue.
6. Optimisation et automatisation
Cette dernière étape représente le passage vers une efficacité opérationnelle maximale en exploitant les avancées technologiques. Au moyen des données collectées lors de la surveillance, l’optimisation vise à affiner les processus existants, éliminer les inefficacités et accroître la productivité. Simultanément, l’automatisation, qui entre dans le cadre de la digitalisation des entreprises, s’intègre pour réduire la dépendance aux tâches manuelles, accélérer les opérations et minimiser les risques d’erreurs. Ces deux éléments combinés offrent un potentiel considérable pour renforcer la compétitivité de l’entreprise, favoriser une agilité accrue et garantir une adaptation rapide aux évolutions du marché.
Les différentes personnes impliquées
Comme déjà évoqué, la mise en place d’un projet de gestion des processus métiers au sein d’une entreprise n’est pas possible sans la participation de nombreuses personnes. Ces dernières vont former une équipe pluridisciplinaire et apporter chacune des compétences spécifiques pour assurer le succès du projet.
Parmi les membres de l’équipe, on retrouve :
- Un communicant, chargé de mettre en avant le projet de BPM auprès de la direction de l’organisation. Il doit ainsi être capable de bien articuler les objectifs, les avantages ainsi que les résultats attendus.
- Un visionnaire, doté d’une perspective stratégique, cette personne sélectionne les contributions clés et guide l’équipe vers une vision commune. Elle apporte une compréhension approfondie des défis dans l’organisation et des opportunités d’amélioration.
- Un décideur, qui se positionne en haut de la hiérarchie. Il détient le pouvoir de changer les choses à l’échelle de l’organisation et doit ainsi avoir une capacité à prendre des décisions judicieuses pour surmonter les obstacles et garantir une adhésion globale.
- Un technicien, qui intervient dans tout ce qui concerne l’implémentation et la viabilité technique des solutions. Sa connaissance avancée des systèmes, des logiciels et des processus techniques garantit une mise en œuvre réussie et durable.
- Un leader, qui anime et guide le groupe dans une direction commune. Il doit être apte à inspirer, à motiver et à favoriser la collaboration pour maintenir l’élan et surmonter les défis rencontrés tout au long du projet.
Les enjeux lors d’une optimisation des processus d’affaires
L’efficacité et la productivité
Lorsqu’une entreprise entreprend l’optimisation de ses processus organisationnels, elle se confronte à une multitude d’enjeux décisifs qui influencent directement sa performance générale. Parmi ceux-ci, l’amélioration de l’efficacité et de la productivité se positionne en tête de liste. Ayant pour objectif principal de maximiser les rendements opérationnels tout en minimisant les efforts, cela implique de repenser les processus pour les rendre plus performants. Cette optimisation consiste donc à rationaliser le travail, éliminer les redondances et renforcer la collaboration interdépartementale.
L’industrialisation et l’automatisation
L’industrialisation et l’automatisation des tâches répétitives sont aussi incontournables, car elles permettent de réduire les erreurs potentielles tout en libérant les équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La gestion des Ressources Humaines
Le prochain enjeu, c’est la gestion des Ressources Humaines. Quand on optimise les processus métiers, il faut s’assurer que les collaborateurs ont les bonnes compétences et qu’ils comprennent bien les changements. Cela demande une communication claire et un accompagnement adéquat pour que tout le monde reste motivé et prêt à faire face aux nouvelles façons de travailler.
La gestion des capitaux et investissements
D’un point de vue financier, l’optimisation des processus exige des investissements considérables, mais promet également des retours à long terme. Dans ce cas, une bonne gestion des capitaux et des investissements se révèle indispensable.
Le développement commercial
Sur le front commercial, cette mission vise à accroître la satisfaction client, renforcer la compétitivité de l’entreprise et favoriser sa croissance durable.
Le périmètre environnemental
Mais les enjeux de l’optimisation des processus métier peuvent aussi concerner le plan environnemental. Cela réside notamment dans l’intégration de pratiques durables visant à minimiser l’impact écologique des opérations de l’entreprise : réduction de la consommation de ressources naturelles, gestion responsable des déchets, promotion d’une culture d’entreprise respectueuse de l’environnement, etc.
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