Que sont la GED et l’ECM ?
Par définition, la GED et l’ECM sont des solutions clés dans le processus de digitalisation des entreprises, offrant des moyens sûrs de gérer électroniquement les documents et les contenus au sein de l’organisation. En tant que telles, elles partagent une approche commune axée sur le stockage méthodique, la recherche efficace ainsi que l’accès rationalisé aux informations, révolutionnant ainsi la gestion documentaire traditionnelle.
La GED
La GED est un logiciel axé exclusivement sur le pilotage optimal de la documentation d’une entreprise, notamment les fichiers et les dossiers. Connue également sous les appellations DMS (Document Management System) et EDM (Electronic Document Management). En tant que processus informatique, elle sert à la coordination des supports d’information d’une société. Comme logiciel mobilisé, la GED permet d’implémenter la gestion de ces derniers. Dans tous les cas, elle offre une simplicité d’utilisation, rendant son adoption plus aisée pour les utilisateurs.
Cet outil de gestion des informations d’entreprise adopte une approche centrée sur les documents individuels. Il assure spécialement plusieurs fonctionnalités. Il facilite la création, la capture et la numérisation des documents. Il prend en charge le stockage sécurisé des informations tout en permettant une recherche rapide et précise. Il permet entre autres de suivre toutes les actions effectuées sur un document, offrant en conséquence une traçabilité complète. Il gère donc le cycle de vie des documents, de la création à l’archivage. Par contre, l’utilisation de ce logiciel demeure limitée en raison de sa focalisation spécifique sur la gestion des contenus.
L’ECM
L’ECM, gestion de contenu d’entreprise en français, intervient sur un plus large spectre. Ce procédé ne se limite pas à la documentation de l’entreprise, elle prend en compte tout le contenu d’une organisation. Cela inclut les processus métiers qui désignent les séquences d’opérations spécifiques au sein d’une société, allant de la création d’un produit (ou d’un service) à sa livraison et les informations non structurées. Citons par exemple : les images, les données brutes, les emails ainsi que les vidéos.
Certains dispositifs ECM intègrent des fonctions d’intelligence artificielle et d’analytique qui leur permettent d’aider les entreprises à prendre des décisions éclairées basées sur des données. Ces options innovantes servent en effet à extraire des informations précieuses des contenus non structurés.
La force de l’ECM réside dans sa capacité à gérer l’intégralité des opérations et des activités de la société. En revanche, sa portée étendue requiert une mise en œuvre plus complexe. Elle peut dès lors demander des ressources supplémentaires en ce qui concerne les formations et les supports techniques.
Faites la distinction entre les deux
La GED et l’ECM sont deux concepts liés qui couvrent différents aspects de la gestion de l’information au sein d’une organisation. Ils sont discernables par le type de contenu qu’ils prennent en charge ainsi que les fonctionnalités qu’ils offrent. En effet, chaque plateforme est conçue pour traiter et gérer des formats de données distincts.
La GED fait partie de la gestion des contenus d’entreprise
La GED est généralement considérée comme un système intégré au sein de la gestion de contenus d’entreprise en raison du rôle spécifique qu’elle joue dans le traitement des documents au sein de la société. Elle est ainsi englobée dans le vaste domaine de l’ECM, partageant cet espace avec les autres solutions de gestion telles que le DAM (Digital Asset Management), le PIM (Product Information Management), le WCM (Web Content Management) et le CMS (Content Management System).
En résumé, la GED est un composant de l’ECM qui se distingue par ses spécificités fonctionnelles liées essentiellement à la gestion des informations numériques.
Les types de contenus
La distinction entre l’ECM et la GED réside dans la diversité des contenus que ces procédés abordent avec des fonctionnalités adaptées à la gestion de différents types de données.
L’ECM prend tout en charge
L’ECM représente une solution complète étant donné qu’elle gère une diversité de contenus cruciaux pour un pilotage moderne. Pour les gérer efficacement, ce système informatisé intègre des processus et des technologies. Elle englobe un ensemble de stratégies et de méthodologies pour traiter l’ensemble du cycle de vie de l’information au sein d’une société.
Les contenus gérés par l’ECM incluent une variété de formats.
- Documents électroniques : contrats, factures, rapports, correspondance
- Données structurées et non structurées : base de données, feuilles de calcul, courriels
- Contenus multimédias : images, vidéos, enregistrements audio
- Pages Web et contenus en ligne : contenu Web, blogs, forums
- Collaboration et connaissance : documents collaboratifs, outils de collaboration, documents collaboratifs
- Gestion et optimisation des processus métiers : flux de travail, BPM (Business Process Management)
Hormis ces types de contenu, elle prend également en charge les données géospatiales (cartes, informations de localisation, plans), la gestion des ressources humaines (dossiers des employés, politiques RH, formation et développement) ainsi que la gestion des relations avec les clients ou CRM.
La GED se concentre sur les documents numériques
La GED, en tant que infrastructure informatique, se charge de la gestion des documents et des dossiers numériques, dont :
- Dossiers textuels : contrats, rapports, procédures, notes internes, correspondance électronique
- Données tabulaires : feuilles de calcul, bases de données, tableaux
- Contenus Web : pages Web archivées, captures d’écrans de sites Web
- Archives électroniques : archives et fichiers historiques
- Rapports financiers : factures et reçus
Comme la GED est une composante spécifique de la solution ECM, elles partagent plusieurs fonctionnalités. Elles permettent toutes les deux l’intégration et la capture de documents, le stockage centralisé, l’indexation et la classification des données, la recherche et la récupération des documents, l’automatisation des flux de travail ainsi que l’archivage sécurisé des fichiers.
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Êtes-vous prêt pour démarrer un projet GED ?
La mise en place d’un projet GED se présente comme une solution innovante et efficace, permettant de relever les défis auxquels les entreprises sont ou seront confrontées. En effet, selon l’étude Markess, la sécurité et la conformité documentaire deviendront leurs enjeux majeurs d’ici 2024, en lien avec les exigences croissantes de la transition digitale. Dans ce contexte, Sqalia vous propose son logiciel GED pour gagner en productivité, assurer la traçabilité et la protection de vos données et améliorer la qualité de service rendu à vos clients.
En faisant appel aux solutions de Sqalia, vous bénéficiez de la performance de la GED transverse. Il s’agit d’un outil collaboratif connecté à tous les services de la société (Processus métier, CRM, etc.). Il permet de centraliser en un seul point toute l’information, de piloter l’ensemble de flux documentaires et répond idéalement aux attentes grandissantes du Cloud. C’est la raison pour laquelle il constitue une solution appropriée, entièrement adaptée aux modes de fonctionnement des entreprises et à leurs nouvelles méthodes de travail.
Mettre en place un projet GED transverse répond efficacement aux enjeux spécifiques auxquels font face les sociétés. Avec Sqalia, assurez l’ensemble des aspects suivants grâce à la certification AFNOR NF461.
- La sécurité de l’information : protection des documents contre les menaces internes et externes
- La traçabilité des données : capacité à fournir des informations sur l’historique des documents électroniques
- La confidentialité : protection des informations sensibles
- L’accessibilité : disponibilité des informations en temps voulu et dans un format lisible
- L’intégrité : sauvegarde des documents dans leur intégralité et sans altération
- La pérennité : conservation des informations pour répondre aux exigences légales et réglementaires
Dès lors, comptez sur Sqalia pour vous accompagner efficacement dans le cadre de votre transition digitale et la gestion de contenus d’entreprise.
Notre objectif reste le même : garantir à chaque société une expérience de travail fluide au service de la productivité. Dans cette optique, nous élaborons pour vous une stratégie globale de sécurisation et protection des documents et des données d’entreprise.
Pourquoi s’appuyer sur le savoir-faire de Sqalia pour la gestion de votre base documentaire ? Les retours d’expérience de nos clients (URSSAF, État de Genève, AG2R La Mondiale, BforBank…) témoignent de l’efficacité et de la fiabilité de nos solutions. AGR2 nous a par exemple confié la gestion de ses dossiers. Les services fournis incluent, entre autres, la gestion des données avec une volumétrie de 40 To (équivalent de 100 millions de documents) ainsi que l’hébergement Cloud Privé en France. L’approche mise en place a permis à l’entreprise d’accélérer la digitalisation de la relation client.
