Une norme d’archivage, qu’est-ce que c’est ?
Une norme d’archivage définit les règles à suivre pour une gestion documentaire sécurisée et efficace, que ce soit pour des documents papier ou électroniques. Ces normes sont dynamiques et évoluent en réponse aux avancées technologiques et aux exigences réglementaires croissantes, relatives à la digitalisation des entreprises.
En records management, elles se divisent en plusieurs catégories :
- Normes pour l’archivage papier : ces normes concernent la qualité des matériaux de conditionnement et les procédures de conservation physique.
- Normes pour l’archivage électronique : elles précisent les critères techniques et organisationnels des systèmes d’information qui stockent des documents électroniques.
Les entreprises doivent non seulement se conformer à ces normes, mais aussi respecter une durée de conservation des documents, durée qui varient selon le type de document. Par exemple, les documents comptables doivent être gardés au moins 10 ans, tandis que les documents fiscaux nécessitent une conservation d’au moins 6 ans. Ces normes sont le résultat d’un consensus (souvent à un niveau national ou international) et sont révisées régulièrement pour rester pertinentes face aux innovations technologiques et aux besoins du marché.
| Bon à savoir : En 2023, le coût moyen d’une violation de données était estimé à 4,45 millions de dollars (selon une étude d’IBM Security) : d’où l’importance de suivre des normes strictes en matière d’archivage pour protéger les données sensibles. Pourtant, selon une étude réalisée par Iron Mountain, seulement 40 % des entreprises dans le monde sont pleinement conformes aux normes ISO en matière de gestion documentaire et d’archivage. |
L’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) : quel est son rôle ?
Dans le cadre de la norme internationale relative à l’archivage électronique, l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) joue un rôle crucial dans l’harmonisation des pratiques d’archivage à travers le monde. En tant qu’organisation indépendante et non gouvernementale, l’ISO rassemble des experts de 164 pays membres pour développer des normes volontaires qui facilitent le commerce international, assurent la qualité des produits et services et stimulent l’innovation.
L’ISO sert de plateforme de consensus où les besoins divers des marchés sont alignés pour créer des normes internationales essentielles. Ces normes définissent des spécifications techniques et des critères de qualité, essentiels pour établir la confiance des consommateurs et des utilisateurs dans les produits et services conformes.
Un exemple marquant de l’impact de l’ISO dans le domaine de l’archivage est l’adoption du modèle de référence OAIS (Open Archival Information System), formalisé par la norme ISO 14721:2012. Ce modèle est devenu fondamental pour la conservation à long terme des documents numériques, visant à préserver la valeur légale des documents archivés. Il détaille les processus et introduit un vocabulaire standardisé : l’objectif est d’améliorer la communication et la compréhension entre les archivistes et les utilisateurs, mais aussi entre différents secteurs.
ISO 14641 : la norme internationale relative à l’archivage électronique
La norme française NF Z42-013 a été transformée en norme internationale relative à l’archivage électronique, désormais connue sous le titre ISO 14641-1. Cette norme définit les spécifications pour la conception et l’exploitation des systèmes informatiques dédiés à l’archivage électronique, rendant ces directives accessibles aux entreprises mondiales.
Publiée initialement en 2009, la norme NF Z42-013 a été présentée à l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) par l’AFNOR, menant à sa reconnaissance internationale après un vote favorable du comité technique ISO TC171/SC3, qui a recueilli l’appui de la majorité de ses 14 pays membres.
L’ISO 14641-1 fournit un cadre aux entreprises pour mettre en place des mesures techniques et organisationnelles essentielles à l’enregistrement, l’archivage, la consultation et la communication de documents numériques. Ces spécifications garantissent que les documents conservent leur valeur originale et leur valeur probatoire tout au long de leur période de conservation, facilitant ainsi une gestion documentaire fiable et sécurisée.
Destinée aux entreprises qui utilisent ou envisagent de développer une solution d’archivage électronique, cette norme bénéficie également aux sociétés de services informatiques et aux éditeurs de logiciels, ainsi qu’aux prestataires spécialisés dans l’archivage numérique pour des tiers.
ISO 15489 : la norme pour la gestion des documents et de l’information
L’ISO 15489 est une norme internationale essentielle pour les organisations souhaitant optimiser la gestion des documents. Publiée par l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO), cette norme propose des lignes directrices exhaustives qui couvrent l’ensemble du cycle de vie des documents, qu’ils soient sous format papier ou électronique.
L’ISO 15489 a pour objectif de garantir que les documents d’une organisation sont gérés de manière à préserver leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité tout au long de leur cycle de vie. Cela comprend leur création, leur capture, leur classification, leur stockage, leur accès, leur distribution, leur utilisation, leur archivage à valeur probatoire ou leur destruction sécurisée. En d’autres termes, elle vise à s’assurer que les documents sont :
- disponibles lorsqu’ils sont nécessaires ;
- protégés contre les altérations non autorisées ;
- éliminés de manière appropriée lorsqu’ils ne sont plus requis.
Cette norme est particulièrement importante dans un contexte où les organisations sont tenues de respecter des exigences légales, réglementaires ou commerciales spécifiques en matière de gestion documentaire. Une gestion des documents conforme à l’ISO 15489 permet de répondre efficacement à ces obligations tout en minimisant les risques de non-conformité.
Intégrer la norme internationale relative à l’archivage électronique dans une stratégie globale
Sélection de technologies conformes
L’adoption de solutions technologiques conformes à la norme internationale relative à l’archivage électronique est un pilier fondamental pour profiter de l’avantage de l’archivage numérique. Cela inclut des systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui garantissent la sécurité, l’intégrité et l’accessibilité des documents sur le long terme. Les technologies doivent supporter des formats de fichiers durables et interopérables pour que les documents restent lisibles et exploitables, indépendamment des évolutions technologiques.
Mise en place de processus robustes
Environ 70 % des grandes entreprises subissent des audits de conformité réglementaire au moins une fois par an. La mise en œuvre de processus rigoureux est donc nécessaire pour assurer que l’ensemble des opérations d’archivage se conforme systématiquement aux normes. On retrouve l’établissement de procédures claires pour la capture, la classification, le stockage, la conservation ou encore l’élimination sécurisée des documents. Chaque étape doit être clairement documentée et régulièrement revue pour garantir son efficacité et sa conformité.
Formation et sensibilisation des employés
Former les employés aux principes de l’archivage électronique est crucial pour le succès de la stratégie d’archivage. La sensibilisation à la norme internationale relative à l’archivage électronique, aux risques de non-conformité et aux meilleures pratiques en matière de sécurité de l’information permet aux employés de gérer correctement les documents tout au long de leur cycle de vie. Des sessions de formation régulières aident à maintenir une compréhension aiguë des procédures et des responsabilités associées, tout en comprenant bien les enjeux entre dématérialisation et RGPD.
Sqalia Archive : votre solution d’archivage électronique conforme aux normes internationales
La solution d’archivage électronique Sqalia Archive est spécifiquement conçue pour se conformer aux normes internationales comme l’ISO 14641 et l’ISO 15489. Cette solution offre une infrastructure sécurisée et fiable pour la gestion et la conservation des archives numériques : vos documents demeurent accessibles, intègres et authentiques sur le long terme. Grâce à cette approche, les entreprises peuvent assurer leur conformité tout en optimisant leur gestion documentaire.
La solution d’archivage électronique (SAE) de Sqalia propose des fonctionnalités avancées, notamment :
- Sécurité renforcée : protection des données contre les accès non autorisés et les cyberattaques, pour garantir que les archives restent confidentielles et inviolables.
- Intégrité des données : mécanismes robustes de vérification garantissant l’authenticité des documents archivés, c’est-à-dire qu’ils n’ont pas été altérés.
- Accessibilité à long terme : conservation des documents dans des formats pérennes et standardisés, garantissant leur lisibilité et leur utilité future.
Une entreprise du secteur financier a récemment adopté la solution Sqalia Archive pour se conformer à la norme internationale relative à l’archivage électronique. Cette intégration a permis à l’entreprise de garantir l’intégrité et l’accessibilité de ses archives numériques, tout en réduisant les risques de non-conformité. Ce cas démontre comment une solution conforme aux normes peut protéger l’entreprise contre les risques juridiques et opérationnels.
