Qu’est-ce que l’ECM : Enterprise Content Management ou la Gestion de Contenu d’Entreprise en français ?
L’ECM ou Enterprise Content Management, incontournable pour les entreprises, représente la transition du papier vers une gestion numérique des documents. Cette évolution dans la gestion de contenu d’entreprise apparaît comme un catalyseur de la productivité et de l’efficacité de la relation client dans l’ère de la digitalisation.
Notre définition
La gestion de contenu d’entreprise englobe des stratégies et des outils dédiés à l’acquisition, l’organisation et le stockage d’informations au sein des structures. Avec l’adoption d’un logiciel CMS ou Content Management System, la diffusion des contenus est facilitée auprès des employés, des partenaires et des clients. Il optimise aussi le cycle de vie des contenus.
Grâce à sa compatibilité avec une variété de fichiers (suites bureautiques, images et e-mails), il automatise le workflow pour :
- Libérer les équipes des procédures manuelles chronophages
- Réduire les erreurs humaines dans les enregistrements
- Se focaliser sur les activités à plus forte valeur ajoutée
- Accélérer la productivité
Les plateformes de gestion de contenu se positionnent comme des partenaires parfaites pour simplifier la gestion de contenu et de leur évolution. En touchant tous les secteurs de l’entreprise, l’ECM vise à exploiter chaque donnée pour optimiser les processus métiers via une solution logicielle performante. Du DAM (Digital Asset Management) aux systèmes d’archivage électronique, elle offre une réponse complète aux organisations qui cherchent à accroître leur efficacité opérationnelle.
Les types de contenu existants
L’ECM excelle dans la manipulation des informations grâce à des logiciels collaboratifs du type GED ou gestion électronique des informations et des outils de gestion des enregistrements. Évidemment, étant une solution capable de gérer un ensemble de formats très variés, allant des documents textuels, numériques, imagés, animés, aux codes informatiques (programme, hébergement, logiciel…), l’ECM devient le pivot central qui permet une efficacité dans la gestion de l’ensemble des données.
Les étapes de fonctionnement de la gestion de contenu quand votre société est à la recherche d’automatisation des processus
Le déficit de structuration peut perturber les protocoles documentaires. Malgré cela, de nombreuses sociétés emploient encore des méthodes traditionnelles de gestion d’informations. Pour une automatisation efficace de l’entreprise, la transition vers la dématérialisation s’impose.
Capture d’information
Automatiser une société avec l’ECM commence par l’ingestion qui consiste à collecter, classer et extraire intelligemment les données essentielles à partir de différents formats. Grâce à des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), chaque document est numérisé et classé suivant des modèles préétablis. La phase de création assure une fusion ingénieuse des informations capturées pendant l’ingestion. Des outils d’automatisation, comme le RPA ou Robotic Process Automation, fluidifient la génération de documents et libèrent le potentiel humain.
Gestion documentaire
La gestion documentaire à travers un logiciel CMS évolué, fonctionne comme une interface intelligente :
- Classification par catégorie : comme un assistant virtuel, le système classe automatiquement les documents selon des critères prédéfinis (types de contenu, département, service, etc.)
- Recherche par mot clé : équipé d’un moteur de recherche puissant, le système permet de récupérer rapidement des informations essentielles et devient un navigateur interne pour les contenus.
- Navigation : avec une structure intuitive, la navigation est aussi fluide que sur le web. Cela facilite l’accès à l’information.
- Visualisation : un service ECM est accessible sur différents types d’appareils (ordinateurs de bureau ou portables, tablettes et smartphones), ce qui permet aux utilisateurs d’identifier clairement les contenus et d’avoir des aperçus sans ouvrir chaque fichier, à travers un écran interactif.
- Check-in/out : cette fonction est comparable à une gestion des accès aux informations et permet de signaler quand un utilisateur édite un document afin d’assurer une collaboration sans heurts, notamment lors de la gestion électronique des courriers.
- Records management : cette étape assure la conservation conforme des données dans le cloud, respectant ainsi les politiques de conservation et les obligations réglementaires.
Accès utilisateurs
L’accès utilisateurs dans la gestion de contenu d’entreprise via un logiciel CMS fonctionne comme une mécanique qui garantit l’efficience opérationnelle. Le verrouillage des documents signale leur utilisation en cours et évite les modifications concurrentes. L’édition collaborative permet à plusieurs collaborateurs de travailler simultanément et de synchroniser les modifications en temps réel pour une productivité optimale. Le partage de fichiers, tel un tableau d’affichage, facilite l’accès rapide.
Stockage des données
Un logiciel CMS permet de stocker les données et de suivre l’évolution des documents grâce à une gestion des versions. À travers des mesures de sécurité, telles que les contrôles d’accès et le chiffrement, seuls les acteurs autorisés accèdent aux données sensibles afin de préserver la confidentialité. L’archivage contribue à une traçabilité et une disponibilité des renseignements tout au long du cycle de vie des contenus.
Automatisation des processus
Le CMS est au cœur de l’automatisation de la gestion de contenu d’entreprise pour une organisation numérique optimale. Cette solution automatise la séquence des tâches afin de créer un workflow intelligent, optimiser les processus métiers. Intégré dans un système autonome, un projet ECM accélère les cycles d’approbation et de validation de documents à travers les signatures électroniques, assurant la légitimation sécurisée des documents et réduisant la dépendance aux signatures manuscrites.
Analyse des données
Dans la gestion de contenu, l’analyse des données agit comme un guide pour affiner les stratégies d’automatisation, améliorer leur efficacité et orienter les projets. L’audit, de son côté, assure la conformité des opérations en détectant les anomalies éventuelles. Cette association crée une synergie qui évalue les performances de l’automatisation au sein de l’entreprise.
Pourquoi est-il stratégique d’enclencher une conduite du changement sur votre ECM ?
Des enjeux et bénéfices importants pour l’entreprise
Initier un changement dans votre gestion de contenu offre à votre entreprise l’occasion d’optimiser sa gestion de contenu en transformant les défis en opportunités stratégiques, et de s’adapter aux dynamiques du marché.
Une évaluation de l’organisation existante en vue de la faire évoluer
Modifier votre processus de gestion de contenu permet une évaluation approfondie de l’organisation actuelle. Cela identifie les points faibles comme les processus manuels chronophages, et ouvre la voie à des améliorations. En repensant la structure existante, l’entreprise peut anticiper les besoins futurs et garantir une évolution adaptative.
Un levier de performance et d’automatisation
L’ECM réduit les tâches répétitives et augmente l’efficacité opérationnelle grâce à des documents rapidement validés et des gains de temps.
Améliorer le stockage et la sécurité
Opter pour des systèmes de stockage sur le cloud sécurisé améliore votre gestion de contenu. Vous bénéficiez d’une accessibilité augmentée ainsi que d’une protection renforcée des données sensibles contre les menaces potentielles.
Un suivi et unification des contenus poussés
La collecte, la classification et la consolidation des informations dispersées dans chaque département permettent à l’entreprise de bénéficier d’une vision holistique. Cela évite les doublons et garantit une cohérence globale dans la gestion des contenus.
Un process de remise en question parfois difficile et long à mettre en place
En tant que décideur, c’est peut-être déjà le cas, mais qu’en est-il des équipes ?
Commencer par créer une émulation autour du projet
Avant de mettre en place un changement sur votre ECM, commencez par organiser des séances d’informations afin de mettre en avant le concept et les avantages d’un nouveau système d’automatisation. Cela rend le processus de remise en question plus accessible et suscite l’engagement des équipes.
Communiquer autour de l’ECM pour éviter les indignations internes
En partageant une vision claire des bénéfices attendus et des raisons du changement, les équipes pourront mieux comprendre les enjeux. Cela réduit les résistances potentielles et favorise une transition numérique plus fluide.
Commencer étape par étape votre digitalisation
Aborder la digitalisation se fait étape par étape. Par exemple, débuter par la numérisation des méthodes documentaires avant d’intégrer des fonctionnalités avancées. Les équipes peuvent alors s’adapter progressivement, tout en minimisant les disruptions et en facilitant l’assimilation des changements.
Prendre son temps pour bien réussir
Tout projet à succès demande du temps. Cela nécessite inévitablement d’expliquer, de former et d’ajuster en fonction des retours. Un processus de changement accéléré sur votre ECM peut compromettre la qualité de l’implémentation.
Le guide pour faire évoluer votre gestion de contenu dans sa globalité
Qui est en charge de l’ECM dans une entreprise
L’ECM, en tant qu’initiative pluridisciplinaire, mobilise des acteurs clés au sein de l’entreprise, où chacun contribue de manière distincte. En qualité de visionnaire technologique, le CIO ou Chief Information Officer supervise toute l’orientation stratégique ainsi que la transition numérique en s’alignant avec les objectifs globaux. L’équipe informatique, quant à elle, est responsable de la mise en œuvre technique. Elle assure la configuration et l’intégration de l’ECM dans l’infrastructure existante. Plus précisément, elle se charge des aspects tels que la sécurité des données.
Outre cela, les responsables métiers et les départements utilisant intensivement le contenu, comme les services marketing ou Ressources Humaines, collaborent en définissant les besoins spécifiques en termes d’enregistrement d’informations, de traitement et de stockage. La responsabilité de l’ECM est également partagée entre un comité dédié chargé d’une gouvernance équilibrée, et un Project Manager qui coordonne les parties prenantes.
Les premières grandes étapes d’un projet ECM
Mettre en place une équipe projet avec des décideurs et des opérateurs et une équipe technique
Un projet ECM implique plusieurs facteurs humains pour comprendre les besoins et les attentes. Les décideurs généralement constitués des membres de la direction apportent une vision stratégique en vue d’une optimisation du processus et d’une réalisation d’économies potentielles. Les opérateurs, représentés par les utilisateurs finaux, évaluent l’efficacité du système de gestion de contenu nouvellement mis en place.
Identifier les problématiques métiers
Chaque département peut exposer ses propres défis tels que l’évaluation des retours clients, la gestion des contrats avec les employés, etc. Le projet ECM doit alors s’aligner afin de faciliter les opérations de gestion de données, améliorer la productivité, assurer la conformité réglementaire et simplifier les processus liés à la gestion du personnel.
Définir des indicateurs pour suivre l’avancement
Plusieurs indicateurs permettent de suivre l’avancement d’un projet ECM, de mesurer son succès et d’identifier les points à améliorer : temps de traitement des documents, taux d’adoption de la nouvelle plateforme, niveau de collaboration interdépartementale, efficacité des workflows, volume de documents numérisés, etc.
Attention à garder une vue globale sur l’information grâce à un accompagnement
Une transition réussie nécessite un accompagnement continu. Des sessions de formation régulières permettent aux utilisateurs de s’acclimater à la nouvelle infrastructure.
