Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
Une solution d’archivage électronique consiste à stocker et à préserver des documents sous forme électronique, afin de garantir leur accessibilité et intégrité sur le long terme. Il utilise des technologies comme le Cloud, les serveurs dédiés et le cryptage pour sécuriser les données. Contrairement à l’archivage physique traditionnel (qui repose sur des supports matériels comme des classeurs ou des boîtes), l’archivage numérique permet une gestion plus rapide, sécurisée et facilement consultable des informations, tout en réduisant l’encombrement et les coûts liés au stockage physique.
| Bon à savoir : La définition d’un SAE est simple : un Système d’Archivage Électronique est une solution numérique permettant de stocker, gérer et sécuriser des documents électroniques tout en garantissant leur intégrité et leur accessibilité sur le long terme. |
Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?
Garantir l’unicité de l’information au sein de l’entreprise
Dans une organisation, la réception d’un document papier peut engendrer plusieurs copies et versions modifiées, notamment si différents services ou sites ont besoin d’y accéder. Bien que la numérisation réduise le besoin de copies physiques, elle ne résout pas le problème des multiples versions d’un document existant simultanément à divers endroits.
Pour garantir l’authenticité et l’utilisation de la version correcte d’un document, il est crucial d’établir une politique de gestion de l’information qui désigne une version du document comme l’archive officielle, ce qui préserve ainsi son unicité et son intégrité. C’est un avantage de l’archivage électronique majeur.
Réduire les temps de recherche et améliorer la productivité
Une mauvaise gestion des archives peut compliquer la localisation et l’identification de documents. La numérisation facilite la recherche documentaire, permettant à tous les collaborateurs d’accéder et de travailler à partir de la version correcte du document. Peu importe l’emplacement de l’entreprise ou des employés (travaillant sur site ou à distance), le document numérisé est accessible via le logiciel GED ou un système de records management.
Ceci réduit significativement le temps nécessaire pour retrouver, par exemple, une fiche de paie archivée : la productivité des services RH et financiers s’améliore ainsi grâce à l’archivage numérique.
Faciliter l’archivage et assurer la conformité avec les réglementations
L’archivage numérique augmente la réactivité commerciale en permettant l’automatisation du versement des informations clients dans les systèmes de gestion. Cela réduit les erreurs et le temps de gestion tout en facilitant la création de dossiers d’archives centralisés. Les services commerciaux peuvent archiver et mettre à jour continuellement les dossiers clients avec efficacité. Des contrôles logiciels intégrés assurent la complétude des dossiers, ce qui renforce la satisfaction client et (par extension) la performance globale de l’entreprise.
Garantir la sécurité des informations de votre entreprise
Autre avantage de l’archivage numérique pour la digitalisation d’une entreprise : cette solution améliore significativement la sécurité des données d’entreprise. Contrairement aux documents physiques (qui peuvent être endommagés par des catastrophes), les archives numériques bénéficient de sauvegardes régulières sur des serveurs distants ou dans le Cloud.
De plus, les systèmes de cryptage avancés et les contrôles d’accès stricts limitent l’accès aux documents aux seuls utilisateurs autorisés, ce qui minimise les risques de fuites ou de manipulations non autorisées. L’archivage à valeur probatoire numérique inclut également des outils de suivi qui enregistrent chaque interaction avec les documents, fournissant une traçabilité complète des activités pour maintenir la conformité aux normes légales et réglementaires.
Comment mettre en place une solution d’archivage numérique ?
La transition vers un système d’archivage numérique est une étape stratégique pour les entreprises souhaitant améliorer leur gestion documentaire, optimiser la productivité et assurer la conformité aux réglementations. Le choix du logiciel est une décision clé pour allier dématérialisation et RGPD.
La solution GED de Sqalia se distingue par ses nombreuses fonctionnalités conçues pour répondre aux besoins des entreprises modernes :
- Sécurité des données : Squalia propose des systèmes de cryptage avancés et des contrôles d’accès stricts pour assurer la protection des informations sensibles, ainsi que des sauvegardes régulières pour éviter les pertes de données.
- Évolutivité : la solution Squalia est flexible et s’adapte à la croissance de votre entreprise. Que vous gériez une petite structure ou une multinationale, vous pouvez ajuster les capacités de stockage et les fonctionnalités selon vos besoins.
- Compatibilité : autre point crucial pour une transition réussie, la compatibilité avec vos systèmes existants. Squalia s’intègre parfaitement à vos outils de gestion déjà en place, minimisant ainsi les disruptions dans vos processus quotidiens.
Opter pour la GED de Sqalia, c’est choisir une solution d’archivage numérique sécurisée, évolutive et simple à intégrer. En combinant un logiciel performant avec un accompagnement sur-mesure, vous assurez à votre entreprise une gestion documentaire fluide, conforme aux réglementations et propice à la croissance.
