Acteur majeur européen du business process services depuis plus de 50 ans, Sqalia accompagne les clients dans leur projet de transformation digitale dans le but d’assurer leur croissance économique et de valoriser leur capital humain.
Quels sont les défis des entreprises lors d’un projet de digitalisation des documents ?
Face au bouleversement entraîné par la transformation digitale, l’utilisation de supports physiques est devenue dépassée. Que ce soit pour les sociétés, les salariés et même les clients, les documents numériques font désormais partie du quotidien. Pour assurer l’intégrité des données importantes, les sociétés peuvent procéder à la dématérialisation de leurs documents. Ces derniers peuvent alors opter pour des solutions dédiées à la gestion des archives telles que la GED et un SAE.
Bien qu’elles soient prometteuses en termes de productivité et d’efficacité. La conservation des archives avec ce type de dispositif peut créer certains doutes et une forme de scepticisme auprès des dirigeants et des collaborateurs de l’entreprise.
Effectivement, lors de l’installation d’une solution numérique dédiée au classement des documents, les difficultés suivantes peuvent apparaître :
- Le coût d’investissement initial
- La résistance interne des employés face au changement
- La gestion et le paramétrage de la conservation des documents administratifs et légaux
- L’intégration de la solution d’archivage aux outils et process existants
- Etc…
Ces inquiétudes sont maîtrisées lorsque les organisations optent pour la mise en place d’un processus planifié de dématérialisation des documents, conforme aux moyens techniques et financiers à leur disposition.
Qu’est-ce qu’un SAE ou système d’archivage électronique ?
Un système d’archivage électronique ou SAE est un dispositif informatique essentiel pour la gestion des documents à valeur probante. Ce type de solution permet alors de garantir la conservation d’un fichier afin qu’il garde toute son intégrité et sa légitimité tout au long du cycle de vie du document. Conforme aux normes internationales ISO 27000 et ISO 14641, le SAE répond ainsi à de nombreuses exigences juridiques et administratives, offrant une certification numérique à l’entreprise.
Pour archiver convenablement les informations, l’archivage électronique utilise un coffre-fort numérique sécurisé. Cet outil aide à garantir l’intégrité des fichiers et de chaque document électronique jusqu’à leur délai légal de conservation. Dans tous les cas, le SAE se présente comme le complément idéal d’une GED.
Sqalia : la solution qui répond à vos besoins professionnels de SAE
La transformation digitale met les sociétés face à de nombreux défis. Dans cette optique, un SAE permet de répondre favorablement à de nombreux besoins professionnels.
Vos différents enjeux ?
Le système d’archivage électronique se positionne comme une solution irréfutable pour répondre aux divers enjeux auxquels les entreprises font face. En simplifiant leur stockage, le SAE facilite l’organisation des documents à valeur probante. Cet aspect permet de gagner en efficacité et en productivité face à la surabondance de données.
Par ailleurs, l’instauration d’un système d’archivage électronique garantit la protection des renseignements sensibles au moyen de différents protocoles de sécurité. En centralisant et en organisant les documents de manière structurée, ce système améliore la traçabilité des documents, offrant une meilleure transparence, en améliorant la gestion des risques. De ce fait, le SAE constitue une excellente alternative face aux préoccupations croissantes liées à la cybersécurité.
Sur le plan juridique, le SAE offre une conservation des documents conformes aux règlementations. Ces derniers sont alors intégrés et sécurisés dans des fichiers numériques, minimisant ainsi les risques juridiques liés à la gestion documentaire. De plus, en mettant en place ce dispositif, chaque organisme répond aux normes de confidentialité requises dans certains domaines comme celui de la santé.
Dans quels secteurs ?
Indéniablement, un système d’archivage électronique améliore globalement la gestion documentaire. Cet outil se révèle indispensable, car il facilite les opérations administratives et le traitement des différents documents tels que les contrats, les factures, les cartographies, les décisions et les archives de justice, etc.
Tous les secteurs d’activité peuvent trouver un intérêt à utiliser un SAE.
Toutefois, ses avantages peuvent bénéficier plus spécifiquement et grandement à certains corps de métiers ou domaines :
- Les ressources humaines
- Les services de comptabilité
- Les entreprises opérant dans la finance et les banques
- Les groupes d’assurance
- Les professionnels et les établissements de santé
- Les agents et les promoteurs immobiliers
- Les sociétés de transport
- Etc.
Peu importe la situation, un système d’archivage électronique apparaît comme un pilier essentiel pour gagner en efficacité et en conformité.
Notre solution garantit l’intégrité de vos documents
Acteur historique dans la mise en place d’un système documentaire et métier, Sqalia accompagne chaque organisation dans leur projet de transformation digitale. Avec notre logiciel de SAE, nous garantissons l’intégrité et la valeur probatoire des documents pendant toute leur durée légale de conservation.
Les bénéfices d’un SAE
En simplifiant le stockage documentaire, le système d’archivage électronique offre une multitude d’avantages à une entreprise. Effectivement, cette solution élimine l’usage de supports physiques et centralise les archives dans un emplacement unique. Cela permet de prévenir toute éventuelle perte ou violation de données à caractère médicale.
De plus, le SAE a recours à diverses options d’indexation et de classement pour faciliter la consultation ultérieure des documents : reconnaissance optique de caractère (OCR), catégorisation par mots-clés, etc. Cette accessibilité accrue permet aux collaborateurs de partager efficacement les documents, optimisant au passage le flux de travail.
En termes de sécurité, le SAE met en place des mesures robustes telles que le chiffrement, l’authentification et le contrôle d’accès. Elles renforcent la confidentialité des documents et luttent contre les accès non autorisés.
Avec un système d’archivage électronique, chaque document est centralisé et peut être facilement traçable via une politique de sécurité conforme au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Quoi qu’il en soit, le SAE offre un cadre sécurisé et structuré pour l’archivage des documents électroniques, renforçant la fiabilité et la légitimité de chaque document d’entreprise.
À chaque client son projet
En choisissant un prestataire tiers de confiance comme Sqalia lors de la mise en œuvre de leur système d’archivage électronique, les organisations s’assurent de disposer d’une infrastructure numérique sécurisée, accessible et répondant aux normes en vigueur (NF Z 42 – 013 et NF461).
Nos clients, qu’ils soient du secteur public et privé, bénéficient d’un accompagnement personnalisé à chaque étape de la sécurisation de leurs données à valeur probatoire. Dans chaque projet, nos experts proposent divers dispositifs collaboratifs : audit, procédure adaptée, optimisation de l’archivage, etc. D’une manière totalement professionnelle, l’équipe de Sqalia répond à tout objectif d’archivage à court, moyen et à long terme.
